自社のRPA導入を検討した場合、最初に直面する壁は「自動化対象業務の選定」となります。選定基準の分からないRPA初心者にとって、自動化対象業務の選定は大変頭を悩ませる工程といえるでしょう。
そこで今回は初心者向けに、自動化対象業務の選定に役立つチェックリストを作成しました。記事内の「自動化に不向きな業務例」も参考にしながら、自社で想定していた自動化対象業務がRPAに向いているかをチェックしてみてください。
RPA自動化対象業務のチェックリスト
自動化に不向きな業務
- ・デザイン変更が多い画面での業務
- ・複雑なデザインを使用している画面での業務
- ・止めてはいけない業務
- ・業務ルールの変更が多い業務
- ・例外的な処理が発生する業務
RPAって何でも自動化してくれるんじゃないの？
企業側担当者：
RPAって何でも自動化してくれるって聞いたけど…？
RPAベンダー担当者：
何でも自動化するわけじゃないんですよ。
業務の処理工程が少なかったり、単純だったりすると自動化しやすくなります。
企業側担当者：
よく「高度な自動化」なんて見出しを見るけど、あれは嘘ってこと？
RPAベンダー担当者：
いいえ、それは嘘ではありません。
RPAにAIを掛け合わせることで「自動化のレベル」を上げているんです。
初めは定型メールの返信とか、システム間をまたいだ転記とか、そういう作業しか自動化できないんですけどね。
徐々に自動化のコツが分かってきて、自動化対象業務が増えたり、AIの力を借りたりして、高度な自動化が実現するんです。
企業側担当者：
なるほど～。地道に自動化業務を増やしていく感じなんですね。
マニュアルを勝手に読み込んで自動化してくれるの？
企業側担当者：
いろんなところで「マニュアル化されていますか？」って見るけど、RPAはマニュアルを勝手に読み込んで自動化してくれるってこと？
RPAベンダー担当者：
たしかによく目にしますね！
でも、そういう意味ではないんです。
RPAで自動化するのはPCやサーバにインストールされたソフトウェアなので、実際の画面操作を記憶させて再現してもらうことになります。
適切な画面操作を行うためには操作手順が決まっている、つまりマニュアルがあることが重要なんです。
企業側担当者：
へー。そういう事情があったんですね…。
ところで実際の画面操作を記憶して再現するってことは、Excelのマクロ機能と同じ？
RPAベンダー担当者：
画面操作を記憶して再現する点は同じです。
異なるのはプログラミング知識が要らないこと、Excelの外で行う操作も自動化できること、の2点ですね。
クリックやコピー＆ペーストのような簡単な操作で、自動化の仕組みが作れるんですよ＾＾
企業側担当者：
ってことは、VBAを習得しなくていいんだ！
RPAベンダー担当者：
RPA運用ではVBAは必要ないですね。
もちろんExcelマクロで効率化を図った方が良い業務もあるので、見極めが重要になってきます。
24時間働き続けるってことは、一度任せたら管理しなくていいの？
企業側担当者：
RPAって24時間ずっと働くんだ！
じゃあ、この業務も、あの業務もRPAに任せれば定時で帰れる！
（早く自動化したい♪）
RPAベンダー担当者：
定時で帰れるのは良いことですね＾＾
でも、RPAにあれもこれもと業務を任せるのは、重大な事故につながるので注意が必要です。
RPA運用でよく言われる「ロボットの停止」がそれに当たります。
企業側担当者：
え！ロボットって停止するの！？
RPAベンダー担当者：
はい。残念ながら…。
もちろん気まぐれに停止するのではなくて、業務手順が変わったり、操作対象画面のデザインが変わったりすることで動作が停止します。
操作環境がすべて自社で管理している場合は気付いて対応できますが、「競合サイト巡回」など、外部環境を含めた自動化は「動作の停止に気付かない」ことも…。
企業側担当者：
ってことは、欲しい時にあるはずのレポートが無かったり、いろんな自動化業務が同時に停止したりするかもしれない…。
RPAベンダー担当者：
ロボットが動作を停止した業務に付随する自動化業務は何らかの影響を受けるので、「自動化業務の同時停止」も可能性としては0ではないです。
とはいえ、これはあくまで最悪の事態なので、そうならないために自動化対象業務の選定があります。
企業側担当者：
それを聞くと、ロボットが停止することを前提に自動化対象業務を選定する必要があると思ったのですが…。
RPAベンダー担当者：
予めリスクを想定して対策を講じるのは良いことですね＾＾
ポイントは「動作停止による影響の度合い」や、「動作停止時の復旧体制」を共有することです。
RPA運用を１人でやってしまうと失敗しやすいんですよね…。
企業側担当者：
RPAって、ちゃんと管理する必要がありそうですね…。
改めて自動化対象業務の選定やってみようと思います！
まとめ
RPAは業務自動化を実現する便利なツールですが、自動化対象業務の選定を誤ると効果が得られないケースも出てきます。
今回紹介した「RPA自動化対象業務チェックリスト」と「自動化に不向きな業務」のリストを見直して、自社に最適な自動化対象業務があるか調べてみてください。