RPAとは
注目される背景や導入のメリット、導入事例から徹底解説

2020/11/12 コボットコラム

様々な分野・領域で「DX(デジタルトランスフォーメーション)」を耳にするようになりましたが、同時に「RPA」といった用語も見聞きする機会が増えたのではないでしょうか。結論からいうと、この2つの用語は密接に関わっており、RPAはDXのファーストステップとして位置づけることが可能です。

今回の記事ではDXとの関わりの強いRPAを理解してもらうために、RPAに関するトピックを網羅することにこだわりました。また、初心者には気になったトピックを掘り下げてもらうべく、各トピックの詳細を解説しているページへのリンクも設置しています。この記事を中心としてRPA・DXに関する知識を深めていただけたら幸いです。

RPAとは

RPA(Robotic Process Automation)とは、ソフトウェアロボットで業務プロセスを自動化することを指します。昨今の企業では「働き方改革」のスローガンのもと、既存業務プロセスの効率化を図り、業務量の削減や残業時間の短縮を実現しようとする動きがありますが、そこで活用されているのがRPAです。

また、RPAはこれまで人間が行っていた業務プロセスの一部を自動化しますが、人間はRPAに業務プロセスの一部を任せることでコア業務に集中する時間を多く取ることができます。人間がコア業務に費やす時間を増やせるということは、企業利益に直結する業務に多くの時間を充てることにつながるため、企業の売上向上に寄与する施策として捉えることも可能なのです。

RPAにできること

RPAは業務プロセスの自動化・効率化を実現するツールとして注目されていますが、RPAで自動化できる対象業務は「ルール変更の少ない定型作業」に限られるのが一般的です。具体的な自動化対象業務には、以下のような業務が挙げられます。

・ メール送受信:メール内容によって、定型メールの送信先を振り分ける
・ 書類スキャン:スキャンした書類をPDFに変換し、基幹システムへ入力
・ 競合サイト巡回:競合サイトを巡回し、掲載情報をまとめて定期的にレポートを作成
・ 入金消込:売掛金の代金回収を確認後、入金済として消込・システムへ入力
・ 過重労働管理:勤怠システムをチェックし、過重労働者に対してメールを送信

RPAは上述のような「単純ではあるが、膨大な処理を必要とする業務」の自動化に効果を発揮します。一方で「ルール変更の多い業務」や「人間の判断が必要な業務プロセス」では動作を停止してしまうのが特徴です。

ちなみにRPAはAIと連携することで自動化対象業務の範囲を広げることが可能ですが、AIとの連携を実現するには別途開発費用がかかるため、RPA運用の1つの壁ともいえるでしょう。

>>「RPAにできること」の詳細はこちらのページで解説しています。

Excelマクロとの違い

RPAとExcelマクロは「業務プロセスを自動化するツール」という点では同じといえます。しかし、以下の点でRPAとExcelマクロは区別されます。

・ プログラミング知識の必要性
・ 他システムとの連携
・ 膨大なデータ処理

RPAがクリック&ペーストといった直感的な画面操作のみで動作の記憶・自動化ができるのに対し、ExcelマクロではVBA(プログラミング言語)の知識が必須となります。したがって、RPAではプログラミング知識のない人材が自動化ロボットを開発し、運用を実施することが可能です。

>>「RPAとExcelマクロの違い」の詳細はこちらのページで解説しています。

RPAが注目される背景

RPAは業務効率化を実現するツールとして注目を集めていますが、そもそも企業や自治体で注目されるようになった背景には以下の2つの研究報告が関係しています。

・ 2025年の崖:企業(経営者)向け
・ 2040年問題:自治体向け

「2025年の崖」は主に企業(経営者)に向けられた経済産業省からの研究報告で、「2040年問題」は自治体に向けられた総務省からの研究報告です。いずれの研究報告も「デジタルテクノロジーによって業務プロセスを効率化(デジタル化)する必要性」について言及しています。

2025年の崖

経済産業省の『DXレポート』~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~では、「2025年までに企業の既存システムの全社横断的なデータ活用が実現されなかった場合、DXが実現できないだけでなく、1年で最大12兆円(現在の約3倍)の経済損失が生じる可能性がある」と記載されています。つまり、企業がDXの実現に向けて社内システムを一新しないことは、国の経済損失を生む可能性があると指摘したのです。

こうしたDXレポートの影響を受けて、多くの企業がDXを実現するために必要な「全社横断的なデータ活用」の第一歩を「RPA」に見出しています。

2040年問題

総務省の「自治体戦略2040構想 第二次報告」では、高齢者人口がピークを迎える2040年頃までに、自治体行政における課題を克服する必要性が記載されています。端的に説明するならば、「労働人口の減少に対して高齢者人口は増加の一途をたどるため、自治体は現状の半分の職員でも担うべき機能が発揮されるよう破壊的技術(AI・ロボティクス)を使いこなす必要がある」と記載されているのです。

「自治体戦略2040構想 第二次報告」は2018年7月に行われ、2019年3月には「地方自治体における業務プロセス・システムの標準化及びAI・ロボティクスの活用に関する研究会(スマート自治体研究会)(第9回)」の参考資料として「地方自治体におけるAI・ロボティクスの活用事例」が報告されています。このことから、日本の地方自治体における業務プロセス効率化の取り組みも既に始まっていることが分かります。

RPAのメリット

企業のみならず自治体の業務プロセス効率化の取り組みとしても導入が進んでいるRPAですが、運用するにあたって次のようなメリットがあります。

・ 人間がコア業務に集中できる
・ 業務品質の向上が期待できる

RPAで使用するソフトウェアロボットが定型作業を自動処理してくれるため、人間はコア業務に集中することができます。また、ソフトウェアロボットは「指定された業務をミス無く実行する」ことに長けており、単純作業の繰り返しで起こりがちな人的ミスをゼロにすることが可能です。

>>「RPAのメリット」の詳細はこちらのページで解説しています。

RPAのデメリット

定型作業の自動化によって様々なメリットをもたらすRPAですが、運用にあたって以下のようなデメリットも存在します。

・ ルール変更があると動作を停止してしまう
・ 業務停止のリスクがある

RPAで使用するソフトウェアロボットはクリック&ペーストといった画面操作をそのまま記憶する特徴があるため、作業環境に一度変更が生じると動作を停止してしまう可能性があります。また、ソフトウェアロボットが動作を停止してしまった際、ソフトウェアロボットに任せていた業務フローやノウハウが社内から失われていると、「動作停止=業務停止」という最悪な事態を招いてしまいます。

業務プロセスの自動化は業務効率化を実現する上で必須といえますが、RPA運用には以上のようなデメリットが存在することも覚えておきましょう。

>>「RPAのデメリット」の詳細はこちらのページで解説しています。

RPAの導入事例

愛知県一宮市では、個人住民税の「給与支払報告・特別徴収に係る給与所得者異動届出書」のシステム入力業務にOCR-RPAを導入・運用することで省力化を実現しています。「紙の提出が多く、スキャン作業・システム登録作業に時間がかかっていた」という課題から、OCR装置でスキャンしたデータをRPAによってシステムへ自動入力する方法を採用したのです。

RPAを運用した結果、年間18,000件提出される届出書の入力にかかる時間(592時間)は、398時間に短縮されました。また、OCRの読み取り精度を高めることで、年間438時間の短縮が期待されると報告されています。

RPA導入の手順

RPAを上手く活用することで業務時間の70%以上を削減できることが分かりましたが、具体的な導入イメージが湧かない人も多いことでしょう。RPAの導入は様々なパターンがありますが、基本的なRPA導入の手順は主に以下のような工程をたどります。

1. RPAで自動化する業務を見定める
2. 対象業務のフローや費やしている工数を可視化する
3. RPA運用ルールの整備
4. RPAの導入・ロボット開発
5. RPAの動作テスト・検証
6. RPA運用開始

まずはRPAの自動化対象業務を決める工程から始まります。同時に自動化対象業務の業務フローや、費やしている時間を可視化することで、導入に必要なソフトウェアロボットの運用イメージを想定することができます。1つの業務プロセスのうち、どの作業をソフトウェアロボットに任せるか、といった運用イメージを持つことがソフトウェアロボット開発には欠かせません。

>>「RPA導入の手順」の詳細はこちらのページで解説しています。

RPA運用の注意点

RPA運用で最も注意しなければいけないのが「属人化のリスク」です。ソフトウェアロボットが特定の社員の管理下にあったり、稼働中のソフトウェアロボットを一度に把握できない状況にあったりする場合は、「業務停止」を引き起こす可能性が極めて高くなります。なぜなら、RPA担当者が異動・退職することで、稼働しているソフトウェアロボットの存在自体が分からなくなってしまうからです(野良ロボの発生)。

ソフトウェアロボットは人間の管理が無くなっても、どこかで特定の動作を永遠に繰り返している可能性があります。このソフトウェアロボットの野良化が業務停止の引き金となることもあるため、RPA運用時には「人間とロボットの統合管理」を意識した体制作りを進める必要があります。

>>「RPA運用の注意点」の詳細はこちらのページで解説しています。

RPA×AIで次の自動化ステージへ

RPAは業務プロセスを自動化することで、「業務量削減」や「生産性向上」といった効果をもたらしますが、自動化できる業務には限界があります。そこでRPAの技術的不足を補う役割として「AIとの連携」がRPA運用の進む企業で実施されているのが現状です。

したがって、企業や自治体ではRPAをDXの取り組みのファーストステップとして捉えると同時に、少子高齢時代に向けた社内体制改革としてAIを活用したシステム構築を進めていくことが大切となります。

コボットはディップ株式会社が提供するRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)サービスです。自動化できる単純作業は、社員(人)に代わってロボット(コボット)に任せることで、貴重な人材がそれまで割いていた工数を、より高度な仕事に集中する為の時間とすることが可能になりました。
ディップはRPAの導入相談から実際のRPA導入、導入後の運用に至るまでトータルでサポートします。「RPAを導入したい」「RPAを導入したが、活用しきれていない」「RPAの導入に踏み切ったが失敗した」など、導入における課題が多いいRPAですが、安心して導入いただけるサポート体制をご用意しています。

さらに、スケジュールの自動調整・WEB面談など採用現場の業務効率化を可能にする「面接コボット」や、人材派遣業界に特化した「HRコボット」、不動産業界の業務フローに沿ったテンプレート型RPA「不動産コボット」などの業界・業務特化型のRPAをご用意しています。

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