勤怠管理ソフトは、勤怠管理の効率化はもちろん、労務業務全般の工数削減や働きやすさ向上など、企業にさまざまなメリットをもたらします。とはいえ、実際に導入するとなると、どのソフトを導入するべきか悩んでしまうかもしれません。
そこで今回は、勤怠管理ソフトの主要機能と選び方、無料・有料のおすすめ勤怠管理ソフトを紹介します。
勤怠管理ソフトとは？
勤怠管理ソフトとは、従業員の勤怠を管理するためのシステムのことです。従業員の出退勤時刻を管理し、それらの勤怠データを基に休暇や就労・残業時間の自動集計を行います。
紙やExcel（エクセル）を使った従来の勤怠管理と比較して、打刻・管理の作業の手間を削減し業務効率やコスト削減を図れることから、近年導入する企業が増えています。
勤怠管理ソフトは、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に大別されます。以下では、クラウド型とオンプレミス型の特徴を紹介します。
クラウド型
クラウド型の勤怠管理ソフトとは、インターネットの「クラウド」上で勤怠管理を行えるサービスのことです。自社でサーバを購入したりシステムを構築したりする必要なく、インターネット接続さえあれば低価格かつ短期間で導入できることが特徴です。
オンプレミス型と比較するとカスタマイズ性については劣るものの、初期費用を抑えて短期間で導入できることから、費用を抑えて勤怠管理を電子化したい企業におすすめです。
オンプレミス型
オンプレミス型とは、自社サーバ内で専用システムを開発して勤怠管理を行う形式のことです。自社の業務や働き方、使い方に合わせた専用のシステムを構築するため、カスタマイズ性に優れている、高度なセキュリティ環境を実現できるといったメリットがあります。
クラウド型と比較して費用がかさみますが、初期費用、運用費用ともに利用人数単位に関係なく発生するため、従業員数が多い大規模の企業であれば従業員一人あたりの費用は安くなることがあります。
勤怠管理ソフトの主な機能
続いて、勤怠管理ソフトに備わっている主な機能を紹介します。ソフトやプランによって使える機能は異なりますが、次の機能が備わっていることが一般的です。
打刻機能
1つ目は、従業員の出退勤時刻を記録するための「打刻機能」です。iPadなどのタブレット端末を打刻機にして顔認証で打刻したり、従業員のスマホやPC、ICカードを使って打刻したりと、ソフトによってさまざまな打刻方法を選択できます。
不正打刻を防止できることはもちろん、場所を選ばずにリアルタイムで打刻できるというメリットがあります。
勤怠情報の自動集計機能
2つ目は、「勤怠情報の自動集計機能」です。打刻機能を使って記録した出退勤時刻を基にして、勤務時間や残業時間などが自動で集計されます。紙を使ったアナログな勤怠管理のように収集して計算する手間がかからない上、計算ミスや転記ミスも減らせます。
また、ソフトによっては勤務情報を基に休暇・有給管理や給与計算まで自動で行えるものや、残業時間が所定の労働時間を超過した時に通知が届く「アラート機能」が備わったものなどもあります。
残業・休暇申請機能
勤怠管理ソフトには、残業・休暇などの「申請機能」も備わっています。従業員が残業や有給休暇などの申請を行い、管理者が承認するという一連の作業を勤怠管理ソフト一つで完結できるので便利です。
シフト管理機能
中には、「シフト管理機能」が備わった勤怠管理ソフトもあります。
シフト管理機能とは、従業員の資格やスキルなどを登録し、必要な人員に合わせて最適なシフトを作成したり管理したりできる機能のことです。シフト制を採っている企業なら、シフト機能を強みとしている勤怠管理ソフトを選ぶと便利です。
勤怠管理ソフトの選び方
続いて、自社に最適な勤怠管理ソフトを選ぶための比較・選定ポイントを3つ紹介します。
自社の働き方に対応できるか
1つ目のポイントは、自社の働き方に対応できるかどうかです。
一口に勤怠管理ソフトといっても、対応している雇用形態や勤務体系はソフトによって異なります。勤怠管理ソフトの中には、客先常駐に特化したものや、裁量労働制やフレックスタイム制など幅広い働き方に対応したものもあります。
自社で実際に運用・定着させることをイメージして、自社の働き方に適したソフトを選定しましょう。
スマホ・アプリに対応しているか
2つ目のポイントは、スマホ・アプリに対応しているかどうかです。
スマホ・アプリに対応した勤怠管理ソフトは、社外からでも簡単に打刻や申請ができるため、利便性が高いという特徴があります。多様な働き方に対応したい企業や、外回り営業が多い職種などで導入する場合は、スマホ・アプリに対応したソフトを選ぶと、場所を選ばずにリアルタイムで勤怠管理ができて非常に便利です。
費用対効果は適正か
費用対効果が適正かどうかもソフト選びにおいて大切なポイントの一つです。
基本的に、勤怠管理ソフトは多機能であるほど月額料金が高くなる傾向にあります。価格が安いか高いかだけでなく、企業の規模や働き方、抱えている課題によって必要な機能が備わっているかをしっかり見極めることが大切です。
おすすめの勤怠管理ソフト：無料編
ここでは、おすすめできる無料プランがある勤怠管理ソフトを5種類紹介します。
基本的に無料プランは、有料プランと比較するとアカウント数や利用できる機能などに制限がありますが、会社の規模やソフトに求める機能によっては十分に利用できるものもあります。いきなり有料プランを購入することに抵抗がある場合は、無料プランの利用がおすすめです。
| 勤怠管理ソフト | 運営会社 | 料金 | 機能 |
|---|---|---|---|
| HRMOS勤怠 | 株式会社ビズリーチ | 月額0円〜 | ・打刻 ・予実管理 ・勤怠管理 ・シフト管理 ・休暇管理など |
| TIME CARD | 株式会社スマレジ | 月額0円〜 | ・勤怠管理 ・シフト管理 ・休暇管理 ・労務アラートなど |
| ジョブカン勤怠管理 | 株式会社DONUTS | 月額0円〜 | ・出勤管理 ・工数管理 ・集計 ・シフト管理 ・休暇・申請管理など |
| キンクラ | CLINKS株式会社 | 月額0円〜 | ・打刻 ・勤怠管理 ・シフト管理 ・給与ソフト連携 ・アラートなど |
| 勤次郎Smart | 勤次郎株式会社 | 月額1人200円～（60日間無料） | ・ICカードリーダー ・休暇管理 ・年休管理 ・シフトパターン99種類など |
HRMOS勤怠
「HRMOS勤怠」は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド勤怠管理システムです。初期費用と月額費用がともに0円で、従業員の人数にかかわらず基本的な勤怠管理なら無料で利用できるのが最大のメリットです。
また、ICカードや「LINE WORKS」「Slack」など、多様な働き方に合わせた打刻方法を用意している他、管理画面・利用者画面はすべてスマホ対応となっています。企業規模や働き方、業種を問わずに使いやすい勤怠管理ソフトであることから、累計40,000社以上の企業で導入されています。
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TIME CARD
「TIME CARD」は、株式会社スマレジが提供するクラウド勤怠管理システムです。あらゆるデバイスで出退勤の打刻が行える他、給与計算や年末調整、人事売上高のデータ化など、勤怠管理の枠を超えた多様な管理をこのソフト一つで実行できます。
また、利用方法に合わせて使いやすい料金プランが複数用意されており、勤怠管理機能のみの「スタンダード」プランは、従業員30名までであれば無料で利用することができます。
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ジョブカン勤怠管理
「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供する勤怠管理システムです。勤怠管理業務に必要なあらゆる機能を備えた多機能性とシンプルな操作性が魅力で、自社の働き方に合わせた細かな設定・運用ができます。
また、「出勤管理」「シフト管理」「休暇・申請管理」「工数管理」の4つの機能を自由に組み合わせて利用することができ、最初の30日間は「無料プラン」ですべての機能の利用が可能です。
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キンクラ
「キンクラ」は、CLINKS株式会社が提供する客先常駐（SES）に特化したクラウド勤怠管理システムです。出社はもちろん、常駐先やリモートワークなど、キンクラなら働き方を選ばずに従業員の勤務状況をリアルタイムに確認・管理することができます。
また、申請機能も備わっており、最大5段階の承認ルールを設定することが可能です。複雑なワークフローでも、部署ごとに承認ルールを設定できるので非常に便利です。料金プランは企業規模に合わせた3つのプランがあり、従業員20名までなら無料のフリープランを利用できます。
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勤次郎Smart
「勤次郎Smart」は、勤次郎株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。サーバーレスですぐに利用を開始できる他、スマホ・タブレット端末にも対応しているので、外出先でもリアルタイムに従業員の勤務状況を把握・管理できます。
金次郎Smartは、たっぷり60日間無料でお試し利用することができます。無料お試し期間終了後は、月額1人200円からという低価格で運用が可能です。
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おすすめの勤怠管理ソフト：有料編
ここからは、有料のおすすめ勤怠管理ソフトを5種類紹介します。「ユーザー数や機能の制限なく、より本格的な勤怠管理を行いたい」という人事労務担当者の方は参考にしてみてください。
| 勤怠管理ソフト | 運営会社 | 料金 | 機能 |
|---|---|---|---|
| マネーフォワードクラウド勤怠 | 株式会社マネーフォワード | 月額2,980円〜 | ・勤怠チェック ・カスタム自動集計 ・シフト管理 ・有給休暇管理 ・移動履歴管理など |
| freee人事労務 | freee株式会社 | 月額3,980円〜 | ・勤怠打刻・集計 ・毎月の給与計算 ・申請・承認 ｋマイナンバー管理 ・年末調整など |
| jinjer勤怠 | jinjer株式会社 | 月額1人400円〜 | ・打刻 ・自動集計 ・申請承認 ・シフト管理 ・残業アラートなど |
| KING OF TIME | 株式会社ヒューマンテクノロジーズ | 月額1人300円 | ・ワークフロー ・有給休暇管理 ・アラート ・勤務状況確認 ・データ分析など |
| バイバイタイムカード | 株式会社ネオレックス | 要問い合わせ | ・打刻 ・集計 ・休暇・残数管理 ・PDF出勤簿 ・曜日・休日管理など |
マネーフォワードクラウド勤怠
「マネーフォワードクラウド勤怠」は、株式会社マネーフォワード提供の勤怠管理システムです。基本勤務制に加えて、シフト制や裁量労働制、フレックスタイム制など、あらゆる雇用形態に対応しているので、自社の就業ルールに沿ってスムーズに導入することができます。
小規模事業者向けのスモールビジネスプランは、基本料金が月額2,980円で、6名以上で使用する場合は1人につき300円の従量課金制となります。
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freee人事労務
「freee人事労務」は、freee株式会社が提供するソフトです。勤怠管理から給与明細まで、あらゆる労務業務を一つにまとめて管理できます。
たとえば、従業員は「打刻」から「身上変更」まで、管理者は「給与計算」から「給与振り込み」まで、これ一つで電子化することができます。
月額料金は年払いで月3,980円からとなっており、従業員料金は月1人500円です。勤怠管理だけでなく、労務業務全般をワンストップで効率化したい企業におすすめです。
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jinjer勤怠
「Jinjer勤怠」は、jinjer株式会社が展開する勤怠管理システムです。勤怠管理にありがちな手間や差し戻しの工数を削減することにより、勤務時間や有給休暇などをリアルタイムでラクに管理することができます。
また、Jinjer勤怠は、法改正に対応するためのアップデートを自動で行うため、自社で対応する必要なく、法律に準拠した最適な勤怠管理を実現することが可能です。料金プランは、月額1人あたり400円の従量課金制となっています。
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KING OF TIME
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが展開する勤怠管理システムです。シンプルでわかりやすい画面構成でありながらも、ワークフローやリアルタイム自動計算、給与連携など、機能がかなり充実しており、これ一つでさまざまな業務を効率化することができます。
「旧来型の紙のタイムカードからスムーズに乗り換えたい！」「パソコンやITが苦手で不安……」などという人事労務担当者の方におすすめです。
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バイバイ タイムカード
「バイバイタイムカード」は、株式会社ネオレックスが提供している勤怠管理システムです。出退勤時刻の記録と集計を自動化することができ、スマホやパソコンはもちろん、ICカードやQRコード、指静脈など、現場に合わせて多様な打刻方法から選んで利用できます。
2003年のサービス開始以来、約120社・33万人以上に利用されているなど、導入実績が豊富で安心して導入できるのも魅力です。
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勤怠管理ソフトの導入手順
最後に、勤怠管理ソフトを導入する際の手順を紹介します。
手順1：勤怠管理ソフトの導入目的を明確にする
まず、勤怠管理ソフトの導入に向けて「なぜ勤怠管理ソフトを導入するのか」「どのような課題を解決したいのか」を明確にしましょう。
ここまででおわかりいただけたように、一口に「勤怠管理ソフト」といっても、それぞれ強みとするポイントが異なるため、「目的」によって導入すべきソフトも大きく異なります。自社のニーズに合うソフトを選べるように、導入目的を明確に定めておくことが大切です。
手順2：自社に合うソフトを選定する
上で決めた導入目的を軸に、自社に最も適した勤怠管理ソフトを選定します。あらかじめいくつか候補を決めておき、自社の業界での導入実績や料金プラン、機能、使いやすさなど、多角的に候補のシステムを比較しましょう。
手順3：試験運用を行う
勤怠管理ソフトを導入するにあたっては、本導入の前に一度試験運用を行うことをおすすめします。
上で選定したソフトで問題なく勤怠管理ができるかどうか、また従業員にとって日々の打刻がしやすいかどうかなどを確認してください。無料お試し期間や無料プランを提供している勤怠管理ソフトを選ぶと良いでしょう。
手順4：勤怠管理ソフトの運用を開始する
試験運用を行って問題がないようであれば、本格的に勤怠管理ソフトの運用を開始します。導入後は、随時改善を行いながらしっかりとシステムの定着を図りましょう。
まとめ
勤怠管理ソフトを導入すべきか迷っている人事労務担当者の方に向けて、ソフトの主な機能や選び方、おすすめのソフト10種類を紹介しました。
勤怠管理ソフトの導入は、勤怠管理業務の効率化に加えて、多様な働き方への対応や労務業務全般の工数削減など、さまざまなメリットをもたらします。自社にとって最適な勤怠管理ソフトを選定し試験運用をするところから、まずは始めてみてはいかがでしょうか？
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