勤怠管理システムは、勤怠データを正確かつ効率的に集計できるシステムです。出退勤時刻や労働時間、有給休暇の取得状況など、従業員一人ひとりの勤怠データを自動で集計します。工数の掛かる作業を自動化でき、労務担当者は別の作業に労力を割けます。
さまざまなメリットが期待できる一方、近年は選択肢が増加し、選定作業に多大な工数を割く必要性が出てきました。では、勤怠管理システムを選ぶ際にはどのようなポイントを意識するべきでしょうか？
今回は、勤怠管理システムの導入メリットや選び方、おすすめのシステムについて解説します。
勤怠管理システムとは
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻の管理や、休暇遅刻残業の申請など、勤怠管理に必要な業務を行うためのシステムです。
従来は、紙カード方式のタイムカードや紙の申請書類を活用して勤怠管理を行うことが一般的でした。しかし、勤怠管理システムの導入によって、集計管理のための時間と手間を省き、業務効率化や人手不足解消、人件費削減などの効果が期待されています。
また、近年では、より厳しい労務管理が求められる一方で、リモートワーク等の新しい働き方にも柔軟に対応することも求められており、組織における勤怠管理の重要性はますます高まっています。
そのため、勤怠管理システム導入は、より複雑化・高度化する勤怠管理の悩みを解決するためのツールとしても大きな注目を集めています。
勤怠管理システムの種類
現在、勤怠管理システムは多くのベンダーから販売されていますが、分類すると大きく3つのタイプに分けることができます。どのタイプを選ぶべきかは、現在自社がどのような勤怠管理を行っているか、もしくはこれからどのように勤怠管理を行っていきたいかによって判断する必要があります。
基本機能活用型
勤怠管理システムの基本的な機能をそのまま利用するタイプが「基本機能活用型」です。基本的な機能をそのまま利用すれば、オプション機能を追加したり、カスタマイズしたりする必要がないため、その分コストを抑えることができます。
勤怠管理システムの基本機能の一例
- 打刻管理（出勤/退勤）
- 各種申請の管理（休暇/遅刻/残業等）
- シフト管理
- アラート
複数機能型
勤怠管理システムを提供しているシステム会社は、他にも給与システムや経費精算システム、人事管理システムなど、同時にさまざまなサービスを提供している場合があります。
これら勤怠管理以外の複数のバックオフィス機能を持ったシステムを導入することで、人事担当者の業務に必要なシステムの一元化を行い、さらなる業務効率化やコスト削減を期待できます。
勤怠管理システム以外の複数機能の一例
- 人事管理（入社処理・雇用契約・年末調整・スキル管理）
- 給与管理
- 経費精算
- 請求書作成
- 会計ソフト
- 電子契約（契約業務のオンライン化）…など
カスタマイズ型
勤怠管理システムの基本機能や追加機能だけでは、人事担当者の業務効率化を図れないケースもあります。その場合には、自社の就業規則や勤務形態に合わせたカスタマイズを依頼することで、より理想的なシステムに近づけることが可能です。
当然のことながら、カスタマイズには追加費用やシステム改修のための工期が必要となります。そのため、改修期間やテスト期間、サービスイン時期、予算感など、より計画的な導入検討を行う必要があります。
勤怠管理システム導入で得られるメリット
では、勤怠管理システムを導入することによるメリットにはどのようなものがあるでしょうか？ここでは、勤怠管理システムを導入することで得られるメリットについて解説します。
- 人事担当者と現場社員の業務効率化
- 労務管理の強化
- 人件費やシステム費用のコスト削減
- ヒューマンエラー防止で、正確な情報管理
- ぺ－パーレスによるサスティナビリティへの貢献
- リモートワーク等、新しい働き方の推進
人事担当者と現場社員の業務効率化
勤怠管理システムを導入することによる大きなメリットは、これまで人事担当者が手作業で入力・修正を行っていた労働時間の集計作業が自動化されることです。
また、日常的な申請・承認作業がシステム化されることにより、現場社員とその上司の負担が減ることになり、組織全体の業務効率化が期待できます。
労務管理の強化
働き方改革の推進により、企業の人事担当者は、これまで以上に適切な労務管理が求められています。
勤怠管理システムは、出退勤状況や労働時間をリアルタイムで把握することができます。また、法定労働時間を超える可能性がある場合には、事前に人事担当者に通知をするアラート機能を兼ね備えたシステムも多くあります。
そのため、“気づいた時には、すでに法定労働時間を超えていた”といったトラブルを未然防止することができます。
人件費やシステム費用のコスト削減
これまで人事担当者が手作業で行っていた集計作業の負担が減り、人事担当者の労働時間を削減することができます。また、労働時間をリアルタイムで把握することができれば、残業時間の多い社員の業務量の調整を行うことで残業時間の削減にもつながります。
その結果、組織全体の人件費コストを削減することができます。
さらに、企業によっては従業員の雇用形態ごとに勤怠管理方法や打刻システムが異なるケースもあります。さまざまな雇用形態も一元管理できる勤怠管理システムを導入することにより、システム費用のコスト削減も期待できます。
ヒューマンエラー防止で、正確な情報管理
紙カード方式のタイムカードや紙の申請書類は、データ集計をする際、パソコンで手入力を行うため、誤入力や記載漏れなどが起こりやすくなります。また、紙による管理は、紛失リスクもあります。
システムによる勤怠管理を行うことで、ヒューマンエラーを防ぎ、人事や給与支払に関わる大切な情報を安全・正確に管理することができます。
ペーパーレスによるサスティナビリティへの貢献
勤怠管理システムを導入することにより、紙による各種申請書類を廃止することができます。ペーパーレス化は、紙の経費削減はもちろん、書類を管理するスペースの削減、エコへの貢献も可能です。つまり、組織としてのSDGs活動のアピールにもつながります。
リモートワーク等、新しい働き方の推進
多様な働き方の代表例には、テレワーク・フレックスタイム制・時短勤務などがあります。働き方改革の推進により、これらの制度がさらに普及すれば、人事担当者の業務は、今後、さらに高度化・複雑化していきます。
勤怠管理システムには、このような多様な働き方への対応に役立つ機能を兼ね備えたものも多くあり、人事担当者の業務の負担減・効率化が期待されています。その結果、新しい働き方への対応もスムーズに進み、組織としての積極的な推進にもつながるというわけです。
勤怠管理システムの選び方
ここまで、勤怠管理システムのメリットをお伝えしました。しかし、勤怠管理システムは選択肢が多く、どのようなシステムを選ぶべきか、わからない方もいるでしょう。
ここでは、勤怠管理システムを選定する上で重要なポイントを6つ解説します。
- 打刻機能が豊富に搭載されている
- 自社の就業形態に対応できる
- 従業員規模と合っている
- 従業員にとって使いやすい
- 外部システムと連携できる
- サポートが充実している
打刻機能が豊富に搭載されている
勤怠管理システムを選ぶ際には、打刻方法の選択肢が多いものにすると良いでしょう。選択肢が多ければ、就業形態や就業場所を問わず出退勤時刻を打刻できるためです。
たとえば、GPSやＷebブラウザ、アプリなど、スマートフォンから打刻できれば、外仕事が多い従業員の勤怠データも正確に管理できます。出退勤時にスマートフォンから簡単に打刻できるため、営業担当者や現場作業員に大きな負担が掛かりません。
また、データ改ざんが困難な生体認証を活用すると、不正打刻のリスクを最小限に抑えられます。盗難や紛失の心配もいりません。
利便性向上と不正打刻の回避を実現するためにも、打刻方法が豊富なシステムを選びましょう。
自社の就業形態に対応できる
自社が採用している就業形態へ対応できるかどうかも、勤怠管理システムを選ぶ上で重要なポイントです。
働き方の多様化に向け、フレックスタイム制や変形労働時間制など、通常と異なる勤務形態を導入する企業が増加しています。自社の就業形態に対応できない場合、業務効率化や管理コスト削減は望めず、無駄な費用を投じることになります。
ミスマッチを避けるためにも、対応可能な就業形態をしっかりと確認しましょう。また、自社の就業形態を操作画面で設定する方法も確認が必要です。
たとえば、フレックスタイム制であれば、コアタイムの有無や労働時間の設定方法を確認しておきます。一方、変形労働時間制の場合、1日の所定労働時間や出勤予定日の設定方法を確認してください。
従業員規模と合っている
勤怠管理システムの料金体系には、「従量課金制」と「月額固定制」の2種類があります。
従量課金制はユーザー数×単価で月額費用を算出する形式であり、従業員数が少ない中小企業に適した料金体系です。最低利用人数の制限がないシステムを選択すると、コストロスを気にせず利用できます。
一方、月額固定制はユーザーの増減を問わず、選択したプランに提示された月額料金を支払う形式であり、従業員数が多い大企業向けの料金体系です。ユーザー数が数百人を超える場合は問い合わせとなるため、複数のベンダーへ見積依頼を行い、提示された金額を比較しましょう。
従業員にとって使いやすい
事業場に所属するすべての従業員にとって、使いやすいシステムを選ぶことが重要です。別の業務システムとは異なり、勤怠管理システムはすべての従業員が毎日利用するシステムだからです。
出退勤時刻の打刻や残業申請など、一つひとつの作業がスムーズに進められないと、かえって作業効率が悪化します。ミスマッチを防ぐためにも、無料トライアルを積極的に活用しましょう。
無料トライアルでは、2週間〜2ヶ月間ほど、勤怠管理システムを無料で利用できることが一般的であるため、コストを掛けずに機能性や操作方法、ユーザーインタフェースなどを確認できます。自社と相性が合わなかったとしてもコストは掛かりません。
外部システムと連携できる
勤怠管理システムを選ぶ際は、外部システムとの連携性に優れたものを選択すると良いでしょう。勤怠管理システムは単体で使用するよりも、複数のシステムと連携した方が多くのメリットを得られるためです。
特に、給与計算システムや労務管理システムとは、業務上の関連性が強いです。そのため、既存システムを含め、外部システムとの連携性を確認することが重要です。多くのシステムと連携できると、バックオフィス業務全般の効率化につながります。
サポートが充実している
勤怠管理システムは、導入〜運用まで段階に応じたサポートが得られるベンダーを選択した方が良いでしょう。手厚いサポートが継続的に受けられれば、安心してシステムを利用できるからです。
サポートの充実度を見極めるポイントは、連絡手段の選択肢です。メールや電話、Web会議などさまざまな連絡手段に対応していれば、スムーズに情報を共有することができ、早期解決が望めます。
主な勤怠管理システム
近年は、ハイスペックな機能を搭載したクラウド型の勤怠管理システムが多数登場しています。クラウド型はコスト面で多くのメリットが見込めます。初期費用を無料と設定しているベンダーも多く、ソフトのインストールやインフラ環境の構築も必要ありません。
アップデートやメンテナンスもベンダーへ一任できるため、ランニングコストも大幅に削減できます。ですが、初めてクラウド型の勤怠管理システムを導入する場合、どのようなシステムを選んでいいかわからない方も多いでしょう。
大企業や中小企業、バックオフィス業務を効率化したい企業向け、3つのカテゴリーに分類して勤怠管理システムを合計16個紹介します。選定作業の参考にご活用ください。
- HRMOS勤怠
- freee 勤怠管理Plus
- COMPANY 勤怠管理システム
- バイバイタイムカード
- リシテア/就業管理クラウドサービス
- TeamSpirit
- AKASHI
- CLOUZA
- 楽々勤怠
- Touch on Time
- KING OF TIME
- kincone
- スマレジ・タイムカード
- ジョブカン勤怠管理
- jinger勤怠
- Money Forward クラウド勤怠
表：勤怠管理システム16個の比較表
主な勤怠管理システム：大企業向け
機能性や汎用性に優れた勤怠管理システムが、大企業に導入されています。最低利用人数や従業員数に応じた料金プランの有無が、特に見逃せないポイントです。大企業からも高い評価を集める6つの勤怠管理システムを紹介します。
- HRMOS勤怠
- freee 勤怠管理Plus
- COMPANY 勤怠管理システム
- バイバイタイムカード
- リシテア/就業管理クラウドサービス
- TeamSpirit
HRMOS勤怠
HRMOS勤怠は、株式会社ビズリーチが提供しているクラウド型勤怠管理システムです。ユーザーからの評価が高く、導入企業数は40,000社を突破しています。無料プランでも十分な機能が搭載されている点が、HRMOS勤怠の特徴です。
勤怠データ集計や休暇管理、シフト管理など、勤怠管理に必要な機能が搭載されています。無料で機能性や操作性を確認できるため、ミスマッチが発生するリスクを最小限に抑えられるでしょう。
また、HRMOS勤怠には、従業員規模に応じた有料プランが用意されています。従業員数が1,000人を超える場合、月額100円/1ユーザーで利用できます。在宅勤務や裁量労働制、フレックスタイム制など、さまざまな就業形態にも対応可能です。
そして、HRMOSシリーズと連携すると、年末調整や給与明細発行を無料で効率化できます。
料金プラン
- 無料プラン
- 従業員数39名まで：月額3,800円
- 従業員数40～149名まで：月額9,800円
- 従業員数150～499名まで：月額29,800円
- 従業員数500～999名まで：月額59,800円
- 従業員数1,000名～：月額100,000円
公式サイト
freee 勤怠管理Plus
freee 勤怠管理Plusは、freee株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。月額300円/1ユーザーから利用できるコストパフォーマンスの高さが魅力です。最低利用人数や機能の制限もありません。
また、フレックスタイム制や変形労働時間制、シフト勤務など、さまざまな就業形態にも対応できます。働き方改革関連法の内容にも対応しており、コンプライアンス違反が起きるリスクを過度に心配する必要はありません。
そして、freee人事労務と連携すれば、給与計算や労務管理、年末調整など、バックオフィス業務全般を効率化できます。
料金プラン
- 月額300円/1ユーザー
公式サイト
COMPANY 勤怠管理システム
COMPANY 勤怠管理システムは、株式会社Works Human Intelligenceが提供するクラウド型管理システムです。COMPANY 勤怠管理システムの特徴は、多機能性です。勤怠データ集計やシフト作成、休暇管理などに加え、工数管理も搭載しています。
正確な勤怠管理を実現するだけでなく、人件費削減や業務体制の見直しにも活用できます。また、人事管理や給与計算、人材育成など、多くの領域の業務に対応しており、1台導入すればさまざまな業務を効率化できます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
バイバイタイムカード
株式会社ネオレックスが提供する「バイバイタイムカード」は、タイムカードやタイムレコーダーを利用した出退勤時刻の管理と、その集計作業を自動化するクラウド型の勤怠管理システムです。
専任のコンサルティングチームが企業ごとに異なる就業規則や集計方法のヒアリングを行い、最適なシステム設定を行います。
料金プラン
- 要問い合わせ
公式サイト
リシテア/就業管理クラウドサービス
「リシテア/就業管理クラウドサービス」は、株式会社日立ソリューションズが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。勤務状況・残業時間をリアルタイムに把握できるだけでなく、組織内の職種や個人ごとにアラートが出る数値を設定することができるため、フォローが必要な従業員を直感的に把握することが可能となります。
このリシテアシリーズは、勤怠管理以外の人事系システムも充実しており、オプションを追加することで給与管理・人事管理・スキル管理など人事関連業務をワンストップで行うことができます。
料金プラン
- 1人350円～/月
公式サイト
TeamSpirit
「TeamSpirit」は、株式会社チームスピリットが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。高いセキュリティ認証システムとして高い評価を得ているTrust（Salesforce Platformセキュリティ認証）を採用しており、オフィスでもテレワークでも安心して利用することができます。
また、複雑な働き方にも対応し、フレックスタイム制・固定労働時間制・変形労働時間制など、さまざまな勤務体系の労働時間の自動計算も可能です。さらに、費用はそのままで、勤怠管理以外にも、工数管理や経費精算、電子稟議、社内SNSなどの機能も利用できるのは嬉しいポイントです。
料金プラン
- TeamSpirit：初期費用：150,000円、月額費用：従業員1人600円
- TeamSpirit HR：初期費用：250,000円、月額費用：従業員1人900円＋人事担当者1人900円
- TeamSpirit Leaders：初期費用：200,000円、月額費用：従業員1人600円＋リーダ1人6,000円
- TeamSpirit EX：要見積
公式サイト
主な勤怠管理システム：中小企業向け
コストパフォーマンスやサポート体制への評価が高いシステムが、中小企業向けの勤怠管理システムだといえます。以下7つのシステムに関して紹介します。
- AKASHI
- CLOUZA
- 楽々勤怠
- Touch on Time
- KING OF TIME
- kincone
- スマレジ・タイムカード
AKASHI
AKASHIは、ソニービズネットワークス株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。ユーザーから多くの支持を集めており、顧客満足度は業界でもトップクラスの高さを誇ります。AKASHIの特徴はユーザビリティに優れている点です。
テレワークでの出勤状況を一目で把握でき、正確な給与計算や人事評価につなげられます。時間外労働の上限時間や有給管理簿の作成など、ワークライフバランス改善に寄与する機能も多数搭載されています。
また、月額200円/1ユーザーから利用できる安さも魅力の一つです。初期費用もかからず、最低利用期間も設定されていません。
料金プラン
- タイムレコーダー：月額200円/1ユーザー
- スタンダード：月額300円/1ユーザー
- プレミアム：月額400円/1ユーザー
公式サイト
CLOUZA
CLOUZAは、アマノビジネスソリューションズ株式会社が提供するクラウド型勤怠管理システムです。CLOUZAは出退勤打刻や勤怠データ集計、シフト管理など、勤怠管理に必要な機能のみを搭載したシンプルなシステムです。
月額料金は、月額200円/1ユーザー×利用する人数分で算出するため、無駄な費用が発生しません。有給休暇管理やワークフローなどはオプション扱いとなっており、自社の状況に応じて選択できます。
料金プラン
- 月額200円/1ユーザー
公式サイト
楽楽勤怠
楽楽勤怠は、株式会社ラクスが提供する勤怠管理システムです。楽楽勤怠の特徴は多機能性です。打刻の位置情報取得や打刻まるめ処理などを搭載しており、さまざまな就業形態に対応可能です。
また、有給休暇の自動付与や時間外労働の上限規制、労働時間の適正な把握など、働き方改革関連法の内容にも対応しています。残業過多や有給休暇の取得が遅れている従業員に対してはアラートを発し、過重労働を未然に防ぎます。
そして、月額料金にはサポートやアップデートの費用も含まれており、初めて勤怠管理システムを導入する場合も安心して利用できるでしょう。
料金プラン
- 月額30,000円～
公式サイト
Touch on Time
株式会社デジジャパンが提供する「Touch on Time」は、勤怠管理に特化した機能でさまざまな就業ルールへの対応が可能なクラウド勤怠管理システムです。導入企業の多くが利用している独自の打刻専用タイムレコーダーだけでなく、指静脈認証やICカード認証のタイムレコーダーなどにも対応しています。
また、給与管理システムとの連携にも力を入れており、マネーフォーワードクラウド給与や給与奉行クラウドなどさまざま給与関連システムとのデータ連携も可能です。
料金プラン
- ・初期費用無料、1人300円～/月
公式サイト
KING OF TIME
「KING OF TIME」は、株式会社doubLeが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。月額1人300円という低価格な金額ながら、充実した勤怠管理機能と、多様な打刻方法に対応したシステムが特徴です。
また、初期にかかる契約費用は無く、導入時にかかる費用は必要となる打刻機の台数分のみ（PCやスマホ打刻であれば無料）。ランニングコストの計算方法は、打刻人数×300円/月（税別）＝月額ランニングコストとなり、登録人数分が課金されないという点も特徴です。
料金プラン
- 1人300円/月
公式サイト
kincone（キンコン）
株式会社ソウルウェアが提供する「kincone（キンコン）」は、低価格で利用することができるクラウド型の勤怠管理システムです。基本的な勤怠管理機能以外にも、他社サービスとの連携も充実している点や、交通費の自動計算機能も利用できる点も大きな特徴です。
交通費精算機能は、交通系ICカード・モバイルSuicaで利用した公共交通機関の区間・料金を自動計算し、現金支払いの場合はデータ入力によって管理を行います。
料金プラン
- 初期費用無料、1人200円/月、
公式サイト
スマレジ・タイムカード
株式会社スマレジが提供する「スマレジ・タイムカード」は、“0円で始める”ことができるクラウド型の勤怠管理システムです。
シンプルに勤怠管理の機能のみ利用する場合、従業員30名までの組織であれば無料で利用することが可能です。また、無料のスタンダードプラン以外であれば、勤怠管理以外にも、シフト管理・給与計算・年末調整などの機能も利用することができます。
プレミアムプラス、エンタープライズのプランには、事業所ごとの“離職率”を確認する機能もあります。
料金プラン
- スタンダード/月額0円（30名まで。31名以上は、＋1名につき110円）
- プレミアム/月額2,200円（10名まで。11名以上は、＋1名につき330円）
- プレミアムプラス/月額4,400円（10名まで。11名以上は、＋1名につき440円）
- エンタープライズ/月額6,600円（10名まで。11名以上は、＋1名につき660円）
公式サイト
主な勤怠管理システム：バックオフィス業務の効率化向け
バックオフィス業務全般を効率化できる勤怠管理システムは、次の3つです。
- ジョブカン勤怠管理
- jinger勤怠
- Money Forward クラウド勤怠
ジョブカン勤怠管理
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン勤怠管理」は、出勤管理・シフト管理・有休管理・残業管理など、勤怠管理業務に必要な全ての機能を備えたクラウド型の勤怠管理システムです。ICカード打刻・指静脈認証打刻・LINE打刻・Slack打刻などさまざまな打刻方法に対応しており、職場環境や働き方に合わせた管理が可能です。
30日間の無料お試しサービスや充実したサポート体制も支持され、これまでに7,0000社以上の導入実績があります。
料金プラン
- 1人200～500円/月
公式サイト
jinger勤怠
「jinger勤怠」は、jinjer株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。法改正の内容を自動でアップデートする機能を有しており、導入によって労務管理リスクの低減が可能となります。
また、「jinger給与」や「jinger人事」など、追加オプションを支払うことで給与計算・入退社手続き・年末調整など勤怠管理以外の機能も充実させることができます。
料金プラン
- 1人400円～/月
公式サイト
マネーフォワードクラウド勤怠
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド勤怠」は、シフト制・裁量労働制・フレックスタイム制など、さまざまな就業ルールにも対応可能なクラウド型の勤怠管理システムです。
マネーフォワードシリーズは、このクラウド勤怠以外にも、給与計算・経費精算・請求書作成・人事管理・会計ソフトなど多様なサービスがリリースされています。これらのシステムとの連携が可能であるため、すでにMoney Forwardシリーズを利用している企業や、勤怠管理以外のサービス導入も同時に検討している企業におすすめです。
特に、「マネーフォワード 給与」は、「マネーフォワードクラウド勤怠」で集計を行った勤怠情報をワンクリックでデータ連携できるので、大幅な業務効率化が期待できます。
料金プラン
【基本料金】
- スモールビジネス（小規模事業者向け）：2,980円/月（年額プラン）
- ビジネス（中小企業向け）：4,980円/月（年額プラン）
- 従業員数51名以上の企業：要見積
【人数課金】
- 1人300円/月
公式サイト
勤怠管理システム導入前に知っておくべき注意点
ここまで、勤怠管理システム導入によるメリットを中心に解説をしてきました。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、必ず業務効率化やコスト削減が達成できるというわけではありません。むしろ、システム導入によって業務量の増大・コスト増大となってしまう可能性もあります。
最後に、勤怠管理システムを導入する前に、人事担当者が知っておくべき注意点を確認しておきましょう。
- 勤怠ルールに合ったシステムを選ばないとコストが増大する
- 導入前後に現場への負担・混乱が生じることも覚悟しておく
- システムに合わせた勤怠ルールの検討も必要となる
勤怠ルールに合ったシステムを選ばないとコストが増大する
たとえば、自社の勤怠ルールを正確に把握しないままシステム導入をしてしまうと、後になって「これができない」「あれができない」といったことが発覚するケースも珍しくありません。また、勤怠管理システムを提供する側のコンサルティング担当者が、正確に自社の勤怠ルールを把握せずに導入を推し進めるケースも同様です。
このような場合は、追加でカスタマイズ費用を支払うことでシステム課題を解決する方法もありますが、当然ながら工期も費用も増大する一方です。システム導入は決定したものの、カスタマイズ費用だけが積み重なり、一向にサービスの利用開始ができないという負のスパイラルに陥らないよう注意が必要です。
人事担当者は、システムに詳しいわけではありません。新たなシステムを導入する際は、必ずシステムや社内業務フローに詳しいメンバーも含めてプロジェクトチームを組むことが大切です。
導入前後に現場への負担・混乱が生じることも覚悟しておく
新たな勤怠管理システムを導入する際は、現行の勤怠管理システムと並行する期間が発生するものです。並行期間においては、現行システムと新たなシステムでの管理作業が重複するため、一時的ではあるものの、人事担当者の事務作業量が膨大になることが想定されます。
また、新たなシステム導入直後には、ユーザーとなる従業員からのさまざまな問い合わせやシステム不具合への対処が迫られるケースもあります。
勤怠情報は、給与支払に直結する大切なものです。トラブルを最小限に抑えるために、事前テストを繰り返し行う期間を設ける必要があります。
システムに合わせた勤怠ルールの検討も必要となる
従業員の規模が数百名以上となると、勤怠ルールも複雑化していきます。細かな現行の勤怠ルールをすべて新たに導入する勤怠管理システムで再現できるに越したことはありません。
しかし、完璧を目指せば目指すほど、カスタマイズのための工期・テスト期間が長くなり、コストも増え、さらには導入時期も先延ばしとなってしまう可能性もあります。そのため、新システム導入の際は、割り切ってシステムに合わせた新たな勤怠ルールを検討するなど柔軟な発想を持つことが求められます。
また、勤怠管理システムの導入にはさまざまなメリットがありますが、導入によって何を一番に実現したいのか、組織としてのプライオリティを決めて機能の取捨選択をしていく考えも必要となります。
まとめ
勤怠管理システムは、業務の効率化と正確性を高いレベルで両立することが可能です。
管理職は部下の勤怠状況を確認するために、労務担当者と何度もやり取りを重ねる必要はありません。一方、労務担当者も工数の掛かる業務を自動化でき、別の作業に労力を集中して割けます。
また、勤怠管理システムは単体で使用するよりも、複数のシステムと連携した方が、より多くの業務を効率化できます。
なお、当社ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」を導入すれば、入社手続きを最短即日で完結できます。雇用契約書や身元保証書、内定承諾書など、従業員からの署名が必要な書類の作成〜締結まで、オンライン上で完結できます。
給与の振込先や緊急連絡先など、個人情報はWebフォームから収集するため、書類を作成する必要はありません。一方、従業員側もスマートフォン上で内容確認や署名ができるため、スムーズに作業を進められます。 少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽に当社ディップ株式会社までお問い合わせください。