労務管理は、従業員が働きやすい職場環境を整備するのが目的です。しかし、勤怠管理や給与計算、福利厚生の整備など、担当者はさまざまな業務を限られた時間でこなさなければなりません。手続きによって異なる複数の書類を多数扱うため、大きな負担が掛かります。
労務担当者の業務負担を軽減する方法として、労務管理のクラウド化が注目されています。労務管理のクラウド化とは、クラウド型労務管理システムを導入することです。
では、クラウド型労務管理システムの導入によって、どのようなメリットが望めるでしょうか？今回は、労務管理システムを導入するメリットや選び方、おすすめのシステムについて解説します。
労務管理システムとは
労務管理システムとは、雇用契約締結や社会保険の加入手続き、年末調整など、各種申請手続きを効率化するシステムです。手続きに必要な書類作成〜締結まで、一連の作業をシステム上で完結できるため、業務を効率的に進められます。
誤記や記入漏れの修正作業もシステム上で行えるため、個別の従業員と何度もやり取りを重ねる必要はありません。紙書類を作成する必要もなくなり、ペーパーレス化促進やテレワークの導入にもつなげられます。
従来、労務管理システムは労務管理に特化したタイプが一般的でした。しかし、近年は複数の業務を効率化できるタイプも増加しています。
人事業務や給与計算、勤怠管理など、多くの業務を自動化できることから、労務担当者の業務負担軽減を図る手段として注目されています。
労務管理システムが注目される背景
そもそも、労務管理システムが注目されている背景にはどのようなものが挙げられるのでしょうか？まずは、労務管理システムが注目されている主な理由を4つ紹介します。
人材が不足しているため
1つ目の理由は、人材の不足です。少子高齢化の影響は今や多くの企業に及んでおり、優秀な人材の獲得はもちろん、若手人材の獲得にも悪影響が出ています。
市場における人材不足の影響を受けて、人件費の上昇は各地で進み、従来の給与で人材を確保することは困難になってきました。そのため、企業としては人件費を削減し、スリムな組織体制の構築が必要になっていますが、その足かせとなっているのが労務管理業務です。
新たな働き手の確保や人材管理においては労務管理が不可欠ですが、データ入力や情報管理を手作業で行うのは多くの時間がかかるため、どうしても大勢のスタッフが必要になります。人材不足の状況下ではそのようなスタッフを確保することも難しく、労務担当者の負担は必然的に大きくなるばかりで、早急な改善が求められています。
働き方改革が進んでいるため
2つ目の理由は、働き方改革の推進です。働き方改革によって、各社では可能な限り従業員のワークライフバランスの実現に努め、多様な働き方を認めることが求められるようになってきました。
多様な働き方の実現は、従業員の業務効率化につながるだけでなく、自社への定着率の向上や、優秀な人材を迎えるに当たってのインセンティブにもつながるため、積極的に導入したいところです。
一方で、問題となるのが労務管理です。社員とのコミュニケーションが多く、申請作業も多い労務担当者は、リモートワークやフレックス出社といった働き方が困難なケースにあることが散見されます。労務管理システムの導入によって業務の効率化を進め、オフィスに担当者がいなくとも作業を進められるような体制づくりが必要です。
書類手続きの電子化が進んでいるため
3つ目の理由は、書類手続きの多くが電子化に対応しつつあることです。国税関係の書類の電子化を法的に認める電子帳簿保存法の施行などを背景に、多くの企業では書類作業の電子化が進み、ペーパーレスな環境が整いつつあります。
ペーパーレスの強みは、紙に印刷する手間やコストを抑え、業務効率化に貢献することですが、一部でも紙媒体の利用が残っていると、ペーパーレスを導入するメリットが半減してしまいます。労務管理業務も多くの書類が発生しますが、システム導入によってペーパーレスが進めば、会社への紙媒体を使った書類手続きの負担を大幅に軽減できます。
情報セキュリティ対策のため
4つ目の理由は、情報セキュリティ対策です。紙媒体を使った労務管理は、個人情報が記載された書類を紛失したり、誤って必要のない人物の手にわたったりしてしまう可能性があるため、セキュリティの観点から警戒されています。
労務管理システムの導入によって、情報を全て保護されたサーバー上で管理できるようになれば、そのシステムのセキュリティが破られない限りは安全に保管することができます。街中や社外で書類を落としてしまう心配もなく、ヒューマンエラーによる事故を防げます。
クラウド労務管理システムを導入するメリット
クラウド労務管理システムの導入は、実に多くのメリットを企業に提供してくれます。主な4つのメリットを紹介していきましょう。
- 初期費用を安く抑えられる
- 速やかに導入ができる
- 最新の税制や法律に自動でアップデートできる
- リモートワークへ移行しやすい
初期費用を安く抑えられる
1つ目のメリットは、初期費用を抑えられることです。先ほども少し触れていますが、クラウド型の場合はオンプレミス型と異なり、製品を一括購入する必要がないため、初期費用無料、あるいは数万円で本格的な製品を導入できます。
月額費用こそ発生しますが、まとまった資金を調達しなくて良いのはキャッシュフローの観点において優れたメリットです。
速やかに導入ができる
2つ目のメリットは、速やかな導入ができる点です。クラウド式の労務管理システムは、オンライン上でサービスを利用することになるため、すべてのアプリケーションをPCやサーバーにインストールする必要はありません。
一部サービス利用に当たってのツールをインストールする必要もありますが、サイズは小さくすぐにインストールは完了するので、スピーディーに利用を開始できます。
最新の税制や法律に自動でアップデートできる
3つ目のメリットは、自動アップデートです。オンライン上で利用ができるクラウド労務管理システムは、常にサービス提供者によってサービス内容がアップデートされているため、最新の税制や法律にも瞬時に対応してくれます。
特に、労務管理は法務や税務に深く関わる業務であるため、人力でのアップデートが必要ないのは大きなメリットです。
リモートワークへ移行しやすい
4つ目のメリットは、リモートワークに移行しやすいことです。クラウド労務管理システムは、オンラインに接続していればどこからでも利用ができるため、オフィスを離れた環境からでも使えることが強みです。
これまでソフトが会社のPCに依存しており出社はマストだったという現場であっても、クラウドへ移行するだけで、スムーズにリモートワーク体制へと移行できます。
クラウド労務管理システムを運用する際の注意点
クラウド労務管理システムは便利な反面、導入に当たっては注意すべきポイントもあります。
- オフラインでの運用には限りがある
- 一括でシステムを購入できない
- 既存の業務プロセスを刷新しなければならない場合がある
オフラインでの運用には限りがある
まず、クラウド労務管理システムはオンライン上での利用を想定しているため、オフライン環境では利用できないツールがあります。特に、クラウドストレージにあらゆるデータを保存しているため、データの編集や保存はオンライン環境を確保しなければ行えない点には注意しましょう。
一括でシステムを購入できない
クラウドシステムは、基本的に月額課金での利用形態となっているため、一括購入をすることはできません。別途プランとして同製品をオンプレミス形式で展開している場合は別ですが、クラウドサービスを自社所有で運用することはできないと割り切っておきましょう。
既存の業務プロセスを刷新しなければならない場合がある
クラウド労務管理システムを導入するに当たって、既存の業務プロセスが適さない場合にはプロセスの刷新も必要になります。
労務管理システムにも多様な種類があるため、できる限り自社のプロセスと相性の良いシステムを選びながら、多少のプロセスの変更は覚悟して利用を検討しましょう。
クラウド労務管理システムの選び方
近年多様なクラウド労務管理システムが展開されていますが、次の3つのポイントに注意して選ぶことで、自社と相性の良いサービスを選びやすくなります。
- 自社課題の解決につながるシステムを選ぶ
- 給与システムなどとの互換性に注目する
- アフターサポートの手厚いシステムを選ぶ
自社課題の解決につながるシステムを選ぶ
1つ目は、自社課題の解決につながるシステムを選ぶことです。
一口に「労務管理システム」といっても、搭載している機能は製品によって異なる場合があります。そのため、事前に機能の確認を行っておくことは不可欠です。
自社課題をあらかじめ把握しておき、課題解決に貢献する機能を備えているシステムを選びましょう。
給与システムなどとの互換性に注目する
2つ目は、すでに導入済みのシステムや、今後導入予定のシステムとの互換性に注目することです。
労務管理システムは他の関連システムと連携することで、データの入出力の負担を軽減できるサービスです。できる限り互換性に配慮した製品選びを行い、担当者の手作業が少なくなるような体制を検討しましょう。
アフターサポートの手厚いシステムを選ぶ
3つ目は、アフターサポートの手厚いシステムを選ぶことです。システム導入に慣れていない会社の場合、どれだけ使いやすいサービスを導入しても、導入当初はさまざまなトラブルに直面するものです。
導入後の運用サポートをリアルタイムで行えるヘルプデスクや、研修サービスが充実している製品やプランを選択することで、速やかな現場への普及を促しましょう。
おすすめのクラウド労務管理システム：労務管理特化型
最後に、導入実績が豊富なクラウド労務管理システムを紹介します。まずは、労務管理特化型の労務管理システムを紹介します。
労務管理特化型は、入社手続きや年末調整など、労務管理業務の効率化に特化したタイプのことです。おすすめは次の4つです。
- 人事労務コボット
- クラウドハウス労務
- HybRid
- SmartHR
人事労務コボット
人事労務コボットは、当社ディップ株式会社が提供する労務管理システムです。入社手続きに掛かる時間を大幅に削減できるシステムです。雇用契約書や身元保証書、誓約書など、従業員からの署名が必要な書類の作成〜締結まで、オンライン上で完結できます。
給与の振込先や緊急連絡先など、個人情報はWebフォームから収集するため、書類を用意する必要はありません。また、保証人からの承認も電子署名で得られます。保証人が遠方在住の場合も、手続きをスムーズに進められます。
一方、従業員側も必要な作業はスマートフォン上で行えるため、隙間時間を有効活用できます。仮に収集した書類や個人情報にミスがあったとしても、システム上で修正を行えます。何度も労務担当者に問い合わせの連絡を入れる必要はありません。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
クラウドハウス労務
クラウドハウス労務は、株式会社Techouseが提供する労務管理システムです。多くの業務をデジタル化し、ペーパーレス化を促進できることが特徴です。入社手続きや雇用契約締結、年末調整など、多くの手続きをオンライン上で完結できます。
従業員からの申請はワンクリックで承認できます。仮に記入漏れや誤記があってもすぐに修正できるため、従業員と何度もやり取りを重ねる必要はありません。各種申請データはシステム上に保管され、必要なデータをまとめて管理できます。
紙書類の発行やオフィスに保管スペースを用意しておく必要はありません。印刷費や消耗品購入費、管理コストを大幅に削減できます。また、スマートフォンやノートPCから手続きを進められる体制が整うことで、従業員の利便性を高められます。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
HybRid
HybRidは、株式会社CSS-consultingが提供する労務管理システムです。コストパフォーマンスに優れている点が特徴です。月額165円/人で、入社手続きや年末調整を効率化できます。
入社手続きに関しては、スマートフォン上で必要な手続きを進められます。QRコードとメール、2種類から従業員の個人情報を収集可能です。QRコードの活用は同社独自の機能で、専用コードを配布するだけで作業が完了します。事前登録の必要はありません。
メールを選択した場合もメールアドレスを登録すれば、ワンクリックで配信が完了します。住所変更や家族構成の変更など、編集作業もスマートフォンで行えます。
また、雇用契約書の書式は、テンプレートが標準で搭載されており、一から雇用契約書を作成する必要はありません。雇用形態や制服のサイズなど、表示項目も自由にカスタマイズができます。
一方、年末調整に関しては、配布されたメールに必要事項を記入すれば、簡単に申請が完了します。前年度データを活用し入力箇所を最小限に抑えているため、何度も同じ内容を入力することはありません。
さらに、煩雑な控除額の計算もシステムが自動で行います。低コストで入社手続きや年末調整に掛かる工数を大幅に削減できる労務管理システムです。
料金プラン
- 月額165円/1人
公式サイト
SmartHR
株式会社SmartHRの提供するSmartHRは、登録社数5万社を超える実績を持つポピュラーな労務管理システムです。労務管理業務にかかる時間を従来の1/3に抑えられるパフォーマンスを発揮し、労務担当者の負担軽減と組織の効率化に貢献します。
料金プラン
- 要問い合わせ
公式サイト
おすすめのクラウド労務管理システム：周辺業務効率化型
続いて、周辺業務効率化型のクラウドシステムを紹介します。周辺業務効率化型は、労務管理だけでなく、人事や給与計算など、バックオフィス業務全般の効率化が望めるタイプのことです。
- COMPANY
- HRBrain労務管理
- freee人事労務
- 楽々労務
- ジョブカン労務HR
- jinjer労務
- オフィスステーション労務
- e-AMANO人事届出サービス
- マネーフォワード クラウド社会保険
- 奉行Edge 労務管理電子化クラウド
COMPANY
COMPANYは、株式会社Works Human Intelligenceが提供する労務管理システムです。大手企業からの支持が厚く、約1,200の大手法人グループに利用されています。
特徴は、一つのシステムで、バックオフィス業務全般を効率化できる点です。入社手続きの管理に加え、勤怠管理や給与計算などに必要な機能も搭載しています。
人事情報は一つのデータベースに集約されるため、複数に拠点を展開していても、一括で処理を進められます。個人情報収集や各種申請手続きもシステム上で行うため、紙書類を発行する必要はありません。
また、社内申請をした場合はワークフローによって、スピーディーな承認手続きを実現します。手続きの簡素化やペーパーレス化を進めたい企業におすすめのシステムです。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
HRBrain労務管理
HRBrain労務管理は、株式会社HRBrainが提供する労務管理システムです。扶養控除等申告書や社会保険資格喪失届など、入退社に必要な書類をシステムが自動で作成します。作成した書類はシステム上で申請できるため、役所に赴く必要はありません。
工数の掛かる作業を自動化でき、ミスの削減と業務効率改善を実現できます。また、同社の提供するタレントマネジメント機能と連携すると、人事データを有効的に活用できます。人事業務の効率化や適性を見極めた人員配置を実現できる点がメリットです。
そして、ベンダーからの手厚いサポートが受けられる点も魅力的です。初期設定や操作方法など、丁寧な指導が期待できます。初めて労務管理システムを導入する方も、安心できるでしょう。
料金プラン
- 問合せ
公式サイト
freee人事労務
freee株式会社のfreee人事労務は、従来であれば5日かかる業務をわずか1日で解消できるツール群を提供する労務管理システムです。
ヒューマンエラーの原因となる転記作業を解消するための入出力自動化機能を備え、お金に関わる業務ストレスを解消できるとともに、手作業で1日が終わってしまうような事態を回避できます。
料金プラン
- ベーシック：3,980円/月〜
- プロフェッショナル：8,080円/月〜
公式サイト
楽楽労務
株式会社ラクスの楽楽労務は、入社時の従業員情報を統一フォーマットで記入できるだけでなく、クラウド経由で情報収集ができるため、データ管理の負担を大幅に軽減できる労務管理システムです。
兄弟サービスの給与計算システムや電子明細書発行サービスと連携して活用することで、業務を丸ごと自動化できます。
料金プラン
- 3万円/月〜
公式サイト
ジョブカン労務HR
株式会社DONUTSのジョブカン労務HRは、社会保険や労働管理の手続きをはじめとする作業労働を丸ごと解消できる労務管理システムです。
価格がリーズナブルでサポート体制が充実しているので初心者にすすめやすいだけでなく、30日間の無料トライアルも提供しているので、気軽に導入できます。
料金プラン
- 無料プラン有り
- 400円/月〜（ユーザー1人あたり）
公式サイト
jinjer労務
jinjer株式会社のjinjer労務は、帳票作成や申請業務の電子化を進め、労務担当者の業務効率化を推進できる労務管理システムです。
帳票はデータを読み込みながら自動作成ができ、申請業務が必要な場合も、簡単な操作で申請までをワンストップで完結できるので、作業をよりシンプルかつ迅速にこなせることが強みです。
料金プラン
- 400円/月〜
公式サイト
オフィスステーション労務
株式会社エフアンドエムのオフィスステーション労務は、情報の一元管理を進めて作業負担を解消し、ミスの削減にもつなげられる労務管理システムです。
導入社数は2万社を超え、高い継続率も実現していることから、長く重宝するサービスとして評価されています。
料金プラン
- 登録料11万円
- 400円/月〜（ユーザー1人あたり）
公式サイト
e-AMANO人事届出サービス
アマノ株式会社のe-AMANO人事届出サービスは、入社手続きの際に必要な情報収集作業を一元管理することで、大幅に効率化できる労務管理システムです。
スマホやPCを使って直接システムに個人情報を従業員に入力してもらえるため、転記作業や収集管理の負担は最小限に抑えられます。
料金プラン
- 9,000円/月〜
公式サイト
マネーフォワード クラウド社会保険
株式会社マネーフォワードのマネーフォワードクラウド社会保険は、入社・退社の際に作成した社会保険届出書などをまとめてクラウドに保管できる労務管理システムです。
給与計算データと社員情報は連携して保管されるので、一気通貫のデータ管理を実現できます。
料金プラン
- 2,980円/月〜
公式サイト
奉行Edge 労務管理電子化クラウド
株式会社オービックの奉行Edge 労務管理電子化クラウドは、労務管理業務の9割をデジタル化によって削減できる労務管理システムです。
最適化された業務シナリオを独自に導入する支援に努め、大企業でも採用されているような質の高いベストプラクティスを自社でも気軽に導入できるのが強みです。
料金プラン
- 年間利用料：16万8,000円
- 500円/月〜(ユーザー1人あたり)
公式サイト
まとめ
クラウド型労務管理システムの導入によって、入社手続きや年末調整など、各種手続きに必要な書類をシステムが自動で作成してくれるため、業務効率化とコスト削減を図れます。書類回収〜提出まで、システム上で完結できるため、役所へ赴く必要はありません。
また、紙書類を印刷する必要もなくなり、印刷代や消耗品購入費を削減できます。クラウド型は全体的にコストを抑えられるため、予算の確保が難しい企業も十分導入を検討できるでしょう。
ただし、近年はシステムの選択肢が増えており、どのシステムを選ぶべきか、わからない方もいるでしょう。ディップ株式会社が提供している「人事労務コボット」を導入すると、入社手続きを最短即日で完結できます。
雇用契約書や内定承諾書など、従業員からの署名が必要な書類は、システム上で作成〜回収まで進められます。個人情報に関する内容はwebフォームから収集するため、書類を用意する必要はありません。
一方、従業員も書類の確認や署名はスマートフォン上で行えるため、スムーズに作業を進められます。労務管理システムの導入を検討している方は、ディップ株式会社が提供する「人事労務コボット」をご検討ください。少しでもご興味をお持ちの方は、お気軽にお問い合わせください。