昨今、業務のデジタル化の推進が叫ばれています。しかし、業務のデジタル化を行うことで、どんなことが実現できるかをイメージしている人は少ないのが現状です。
デジタル化の目的は、行うことではなく、業務を変えていくことです。本記事では、「デジタル化とは？」という基本的な内容から、デジタル化が必要である理由、事例などを紹介していきます。今回お伝えすることを参考に、自社のデジタル化を推進してみてください。
デジタル化とは
デジタル化とは、自社などで利用している既存のシステムを、「デジタル技術」を利用して効率化させることです。
デジタル化の目的は、業務を効率化させることです。これまでアナログで行っていた業務を電子化させるなどが、主なデジタル化の例として挙げられます。
あらゆる業務をデジタル化させることで、自社の業務効率化を目指していくことが大きな目的です。
デジタル化が求められる背景
デジタル化が求められる背景には、「2025年の崖」があります。
2025年の崖とは、経済産業省が発表したもので、「今後、日本企業にDXが進まなければ、2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性がある」と論じたものです。具体的には既存システムの老朽化が進むことで日本が国際競争力に遅れを取ってしまい、経済停滞を引き起こすとするものです。
DXとデジタル化は少し異なりますが、DXを進めていくためには前提としてデジタル化が求められます。こうした背景から、業務におけるデジタル化が求められています。
デジタル化とDXの違い
デジタル化とDXの違いは「目的」です。
先述した通り、デジタル化は自社で行っているあらゆる業務をデジタル化することで、業務効率化を目指すことです。
一方で、DXの目的はデジタル化を行ったその先にあります。DXの目的は、デジタル化を行った上で、競争力を維持することです。業務をデジタル化させた上で、新たな知見やビジネスをはじめ自社の生産性を向上させることで、DXは初めて達成されます。
IoTやRPA、AIなど昨今ではさまざまな技術革新が行われていますが、これらを導入しただけではデジタル化止まりです。導入した上で生産性向上を高めることで、初めてDXとなります。
このように、デジタル化とDXの違いは目的に大きな違いがあります。しかし、DXを行う前提として、デジタル化は避けては通れない道のため、違いがぼやけてしまうことが多いのが現状です。
デジタル化の具体例
デジタル化の具体例としては、たとえば次の5つの例が挙げられます。それぞれの具体例について解説していきましょう。
- ・ビジネスチャットツールの導入
- ・オンライン会議システムの導入
- ・電子契約の導入
- ・クラウドサービスの導入
- ・マーケティングオートメーションツールの導入
ビジネスチャットツールの導入
ビジネスチャットツールとは、チャット形式で社内のあらゆる人とコミュニケーションを取るツールのことです。プライベートで利用が広まっているLINEなどと同様に、手軽に意思疎通が図れるのが魅力的な点です。
ビジネスチャットは、文章でのコミュニケーションはもちろん、画像や動画、ファイル送信などもできます。また、チャットでの連絡は1対1だけではなく、複数人でグループを作ってのコミュニケーションも可能です。
そのため、プロジェクトなどのチームで業務を行う場合も、円滑に進めることにつながります。ビジネスチャットツールの導入は、コミュニケーションのデジタル化といえるでしょう。
オンライン会議システムの導入
オンライン会議システムの導入も、業務のデジタル化の一つです。これまで対面で行っていた会議や商談をオンライン上で行うことで、会議室の確保や会議を行う場所までの移動時間をなくすことになります。
新型コロナウイルスの影響で、テレワーク が広まったことを背景に、オンライン会議システムの導入は多くの企業で取り入れられてきました。業務で利用するパソコンがあれば、誰でも利用ができるため、会議を行う際も業務効率化につながります。
電子契約の導入
電子契約とは、これまで紙で行っていた契約書をオンライン上で行うものです。現在では、民間企業はもちろん、行政などの公的機関でも利用が広まっています。
具体的には、インターネット上に契約書を作成し、電子署名を行うことです。インターネット上のやり取りのため、相手は好きな時間に好きな場所でその場で対応することができ、契約までの時間短縮につながります。
また、紙での契約書と比較して、印刷代や郵送代といったコスト面の削減にも貢献しています。ペーパーレス化にもつながる業務のデジタル化といえるでしょう。
クラウドサービスの導入
クラウドサービスとはインターネットを介して、業務に必要なアプリケーションやソフトウェアなどを利用するサービスです。
日本でもクラウドサービスの利用は一般的になってきており、総務省の「令和2年 情報通信白書」によれば、クラウドサービスを利用している企業の割合は約6割となっています。中でも、ファイル保管やデータ共有で利用している企業が多い傾向となっています。
従来での紙媒体の資料だと、保管場所の確保や業務に必要な資料を探し出すに時間がかかってしまうことが大きな課題でした。クラウドサービスを利用すると、紙媒体の資料を電子化させオンラインで保管できるため、こうした課題を解決できます。
昨今多くのクラウドサービスが提供されており、業務のデジタル化の代表例となっています。
マーケティングオートメーションツールの導入
マーケティングオートメーションツールとは、自社の営業活動を効率化させ、売上増加のサポートを行うツールです。マーケティングオートメーションツールを導入することで、顧客情報の管理や属性、自社のターゲティングなどが容易になります。
従来、営業担当者が自身の顧客情報をそれぞれ管理し、営業活動などをそれぞれに報告していました。しかし、マーケティングオートメーションツールを導入することで、ツール内で情報共有ができ、会社として効率的な営業戦略を打つことが可能になります。
そのため、これまでアナログで行っていた営業活動をデジタル化することにつながります。
デジタル化が必要である理由
では、デジタル化はなぜ必要なのでしょうか？業務のデジタル化が必要である理由は、主に次の4点です。
- ・業務効率化のため
- ・多様な働き方を実現するため
- ・BCPを充実させるため
- ・人手不足に対応するため
それぞれの理由について解説していきます。
業務効率化のため
デジタル化を行う一番の目的は、業務効率化のためです。従来のアナログ業務をデジタル化させることで、これまで行っていたムダな業務の削減や、手間がかかっていた業務を削減できます。
そのため、自社のあらゆる業務をデジタル化させることで、業務効率化が進みます。業務効率が進めば生産性向上を期待でき、新たな事業に取り組むことにもつながるでしょう。また、長時間労働の是正にもつながります。
多様な働き方を実現するため
デジタル化を推進することで、多様な働き方の実現につながります。なぜなら、先述したオンライン会議システムやビジネスチャットツールを導入することで、社内にいなくても業務ができるようになるからです。
昨今テレワークが普及し、在宅勤務やワークスペースを利用して業務を行うことも珍しくなくなってきています。また、時短勤務やフレックスタイム制での勤務など、勤務形態も多様になってきました。
こうした勤務形態にもデジタル化を取り入れることで、業務を柔軟に対応ができるようになり、多様な働き方の実現につながります。
BCPを充実させるため
BCPとは「Business Continuity Plan」の頭文字を取ったことばで、日本語では「事業継続計画」と訳されます。テロや災害、システム障害など業務が危機的な状況に置かれた場合でも、自社にとって重要な業務を継続できるように対策をしておくことを指しています。
デジタル化を進めることで、BCPを充実させることにもつながります。なぜなら、社外にいても、これまで通りの業務ができるようになるからです。
たとえば、ビジネスチャットツールを導入していれば、不測の事態が起こったとしても、社外の人間と容易にコミュニケーションが取ることができ、資料の共有も簡単です。このようにBCPが充実している企業はクライアントからの信頼も高くなるため、企業価値の向上にもつながります。
人手不足に対応するため
日本では少子高齢化が進み、労働力人口が減少していくと予想されています。こうした人手不足への対応にも、デジタル化は必要な手段です。なぜなら、デジタル化を行うことで業務が効率化され、これまで必要だった人員や工数を補えるからです。
たとえば、あるアナログ業務に5人が必要だった場合でも、デジタル化を行うことで、3人で回せるようになります。そのため自社の人手不足にも対応が可能です。
また、デジタル化を行うことで従業員は業務負担が軽減されるため、より働きやすい環境になっていきます。そのため、離職率の低下なども期待できます。
デジタル化が進まない背景
デジタル化は業務効率化が進む変革ですが、日本ではデジタル化が思ったより進んでいない現状もあります。当社ディップ株式会社が行った調査「デジタルツール導入の課題」によれば、導入を進めるうえでの課題として「やり方を変えたくない人の存在」が挙げられています。
デジタル化を推進することで、業務のやり方がガラッと変わるため、これまでのやり方を変えたくない人が反対するのです。本調査では、こうした人がいるのが課題だったと回答した人の割合が19.4%となっています。
他にも、経営層への説得が必要なども導入への課題として挙げられています。そのため、デジタル化を進めるためには、丁寧な説明を繰り返して理解を得ることが必要です。
また、導入後にもきちんとサポートできる体制を整えることも大切です。こうした背景からデジタル化が進んでいない現状があります。
参照：デジタルツール導入の障壁「抵抗勢力の存在」「やり方を変えたくない人の存在」が第1位ツール導入後、約7割が「不明点なく利用できている」
デジタル化の事例10選
最後に、デジタル化の事例を10種類紹介します。事例を参考に、自社でのデジタル化の取り組みを加速させてみてください。
- ・株式会社広済堂ビジネスサポート
- ・株式会社サンレディース
- ・株式会社HiLO
- ・日本電気株式会社（NEC）
- ・トヨタ自動車株式会社
- ・旭化成株式会社
- ・江崎グリコ株式会社
- ・サントリー食品インターナショナル
- ・横浜銀行
- ・日本郵船株式会社
株式会社広済堂ビジネスサポート
株式会社広済堂ビジネスサポートは東北6県で人材サービス業を展開している会社です。
株式会社広済堂ビジネスサポートでは、営業活動のデジタル化を行っています。具体的には、営業リスト作成のデジタル化です。
受注確度の高い顧客に力を入れて対応するために、営業リスト作成ツールを入れてデジタル化を行い、属人的なリスト作成から解放されました。結果として、リスト作成の業務が効率化され、アポイント獲得にもつながっています。
当事例についてより詳しく知りたい方は、こちらを参照してください。
株式会社サンレディース
株式会社サンレディースは、全国に30拠点を展開している人材派遣サービス会社です。
株式会社サンレディースでは、営業先のリストアップに時間がかかっており、さらにリスト化した後もマップに落とし込むのにも時間がかかるなど業務負担が大きくなっていました。
ツールを導入してこうした業務のデジタル化を行い、素早い情報収拾と自動リスト化を実現させました。また、リスト化された営業先はマップにも自動で表示されるため、効率良く営業活動が行えることにもつながっています。
当事例についてより詳しく知りたい方は、こちらを参照してください。
株式会社HiLO
株式会社HiLOは愛、知県豊田市で人材派遣業を展開している会社です。社員数が2名であるため、それぞれ行う業務が多岐に渡っており、新規顧客獲得のための営業活動が十分に行えないことが大きな課題でした。
そのため、営業リスト作成のデジタル化を行い、営業活動の準備を行う時間を削減し、業務を効率化させました。結果としてツール導入後から、一定して新規顧客の獲得につながっており、スムーズに取引を行うことができるようになりました。
日本電気株式会社（NEC）
日本電気株式会社（NEC）は、電気通信機器の製造・販売からインターネット事業までを行うメーカー企業です。
NECでは、コロナ禍による緊急事態宣言発令後に社員の85%がテレワークに移行し、注目を集めました。デジタル化によって、不測の事態でも事業継続がスムーズに行われたことが評価され、経済産業省が選定した「DX銘柄2021」に選出されています。
また、併せて新型コロナウイルス感染症への優れた対応を行ったということで、「デジタル×コロナ対策企業(レジリエンス部門)」にも選出されています。デジタル化によってBCPを高めた代表例といえるでしょう。
トヨタ自動車株式会社
トヨタ自動車株式会社は、日本が世界に誇る自動車メーカーです。
トヨタ自動車株式会社では営業システムのデジタル化を実現させています。具体的には、オンプレミスで動かしている基幹システムと顧客管理システムを、営業活動支援システムである「Salesforce」で連携させました。
その結果、トヨタ自動車で抱えている顧客情報をスムーズに活用できるようになり、280ある販売会社の営業活動の効率化を図っています。
旭化成株式会社
旭化成株式会社は科学や医薬品などの事業を展開している、大手化学メーカーです。
旭化成株式会社では、AIやIoTを活用して業務の効率化や生産性向上を図っています。具体的には、AIによる時間や手間がかかる製品検査の自動化や装置のトラブルの予兆検知です。AIを活用することで、業務効率化を実現しています。
また、IoTツールを利用することで、現場にいる社員の作業を効率化させています。この取り組みが評価され、「DX銘柄2021」にも選出されました。
江崎グリコ株式会社
お菓子などの商品開発を行う江崎グリコ株式会社では、マーケティングオートメーションツールを導入しています。
マーケティングオートメーションツールを導入したことで、顧客のデータを客観的にスコアリングできるようになりました。そのため、確度の高い顧客に営業活動ができるようになったとともに、適切な営業タイミングで営業活動が行えるようになりました。
これまでは属人的に営業活動を行っていたため、ツールの導入によるデジタル化によって、業務効率化につながっています。
サントリー食品インターナショナル
サントリー食品インターナショナルは、サントリーグループにおいてソフトドリンクを取り扱う子会社です。
サントリー食品インターナショナルでは、2018年から社内業務のペーパーレス化に取り組んでいます。目的は、ペーパーレス化により本業に使える時間を増やすことと、BCP対策です。
結果として、新型コロナウイルス感染拡大時には、契約書のやり取りなどのワークフローを電子化し、あらゆるシステムと連携させました。そのため、コロナ禍においても業務を停止させることなく継続できたとしています。
横浜銀行
横浜銀行は2017年からRPAを導入し、約半年間で対象の5業務で5,000時間の業務削減を達成しました。「銀行のデジタル化は避けられない」という考えのもと、手作業で行っている定型業務に積極的な自動化に取り組んでいます。
行内でも業務時間が削減されたことで、取り組みに好意的に受け止められており、今後も約300業務で年間20万時間以上の削減を達成したい考えです。
日本郵船株式会社
日本郵船株式会社は、世界最大手の海運会社です。
日本郵船株式会社では、これまでの業務負担になっていた運行スケジュール策定のデジタル化を行いました。デジタル化を行ったことにより、短時間で数十万通りのシミュレーションを行うことが可能になりました。
結果として、最適な航行スケジュールの意思決定が迅速になり、スケジュール策定のノウハウも蓄積されています。
まとめ
企業のデジタル化はどの業界、どの業種においても今後さらに推進されていくでしょう。デジタル化は行うことが目的ではなく、デジタル化によって業務効率化が図れることが目的です。
また、「2025年の崖」問題もあり、DXへの取り組みも加速していくでしょう。その際には業務のデジタル化を行っていることが前提条件です。
今後の社会情勢の変化や競争力を維持していくためにも、デジタル化の取り組みは早く進めなければなりません。今回お伝えしたことを参考に、自社のデジタル化へ向けた取り組みをスタートさせてみてください。
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