【2022】勤怠管理とは?おすすめ管理方法とシステム・ツール導入で得られるメリット

2021/11/24 コボットコラム
勤怠管理

勤怠管理とは、出退勤時刻や残業時間、遅刻や早退の回数などの従業員の勤務データを集計し管理することです。タイムカードやエクセルを用いた方法もありますが、勤怠管理のツールとしておすすめはシステムやアプリなどのクラウド型ツールを活用する方法です。法律の変更にも対応しているため便利です。

勤怠管理とは、出退勤時刻や残業時間、遅刻や早退の回数など、従業員の勤務データを集計し、管理することです。就業規則に沿った働き方ができているかの確認、時間外労働の残業手当を正確に算出するためなど、労務管理の正確性を高める上で欠かせません。

ただし、これまで人事業務に携わった経験に乏しい場合、「どのような課題を抱えているか」「どのような方法を使って勤怠管理を行うのか」など、勤怠管理の内容に関してわからない方も多いでしょう。今回は、勤怠管理を行う目的や課題、効率化する方法などについて解説します。

勤怠管理とは

勤怠管理とは、出退勤時刻や労働時間、有給休暇の取得状況など、従業員の勤務データに関して記録と管理をすることです。労働基準法に反した働き方をしていないか、正確な賃金が支払われているかなど、正確な労務管理を実施する上で必要不可欠です。

特に、時間外労働や深夜残業、休日労働に関する割増賃金の未払いや支払い遅延は、従業員とのトラブルに発展しやすいため、正確な集計と計算が求められます。

また、近年は働き方改革推進や長時間労働是正に向けた取り組みが多くの企業で求められている背景もあり、勤怠管理の重要性が今まで以上に高まっています。

労働基準法に定められている労働時間や休憩時間をおさらい

では、労働基準法や厚労省のガイドラインを参照しつつ、労働時間や36協定、休憩時間に関する定義をおさらいしましょう。

労働時間

労働時間は、企業と雇用契約を結んだ労働者が企業のために働く時間を指します。労働時間には、法定労働時間と所定労働時間の2種類が存在します。

法定労働時間は労働基準法第32条に基づき、労働者の労働時間を1日8時間、週40時間を上限と定める制度です。法定労働時間以上の労働を命じることは、原則的として禁止です。

一方、所定労働時間は、企業が就業規則で定めている始業時刻と終業時刻から休憩時間を除いた時間を指します。企業によって所定労働時間は異なりますが、法定労働時間を超えないように設定することが一般的です。

36協定

36協定は、時間外労働や休日労働に関する協定のことです。

時間外労働は法定労働時間以上の労働を命じる場合を指し、22時〜5時までに労働を命じた場合は深夜労働と呼びます。また、法定休日や所定休日での労働は、休日労働として区別します。

いずれの場合も、基礎賃金に最低25%以上の割増率を掛けた割増賃金を支払わなくてはなりません。また、従業員に法定労働時間以上の労働を命じるためには、労働基準法第36条に基づく労使協定を締結し、所轄の労働基準監督署長へ協定内容を提出する必要があります。

36協定を締結すると、時間外労働が月45時間、年360時間を上限と定めます。臨時的な特別な事情がない限り、上限を超えて労働を命じることはできません。上限以上の労働を命じた場合、法律違反に該当します。

同様に、36協定の締結と申請を行わずに時間外労働を命じた場合も法律違反に該当し、30万円以下の罰金または6ヶ月以下の懲役が科せられることには注意が必要です。月45時間、年360時間以上の労働を命じる場合は、特別条項を締結する必要があります。

特別条項は、大規模なクレーム対応や決算業務、システムメンテナンスなど、臨時的で特別な理由がある場合のみ、36協定の原則的な上限以上の時間外労働を命じられます。ただし、特別条項を締結した場合も、次の規定をすべて満たさないといけません。

特別条項の適用条件

  • ・クレーム対応や納期のひっ迫など明確な理由が必要
  • ・適用回数は年6回まで
  • ・時間外労働は年720時間以内
  • ・時間外労働と休日労働の合計は1ヶ月100時間未満
  • ・時間外労働と休日労働の平均時間は2~6か月平均で80時間以内

休憩時間

休憩時間は、労働者が業務から完全に解放されている時間を指します。疲労回復や心身のリフレッシュに向け、一定の休憩時間を与えなければなりません。

労働基準法では、「労働時間が6時間を超える場合少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間を労働時間の途中に与えること」と定義しています。

なお、来客や電話に備えてオフィスに残っている状態は手待ち時間に該当するため、休憩時間とはみなされません。

勤怠管理で管理すべき項目

勤怠管理で管理すべき項目を下の表にまとめました。

厚生労働省のガイドラインに「使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること」と規定されています。従業員一人ひとりの勤怠データを正確に把握するため、以下の項目は必ず管理してください。

参照元:労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

表:勤怠管理で管理すべき主な項目

管理項目 目的
・労働時間
・始業・終業時刻
・休憩時間
・正確な給与計算
・過重労働防止
・厳格な労務管理
・時間外労働
・深夜残業時間
・休日労働時間
・割増賃金の計算
・36協定の遵守
・出勤日
・欠勤日
・早退や遅刻の時間数及び回数
・休日出勤日数
・休日の取得状況を確認
・休日労働があった場合の代休や振替休日の取得状況を可視化
・従業員の健康保護
・早退や遅刻が多い場合は、配置転換や業務指導を検討
・有給取得日数
・残数
・有給取得率向上
・年5日有給取得義務化対象者の有給取得状況を把握

勤怠管理を行う必要のある事業場

勤怠管理を実施しなければならない事業場は、労働基準法第4章の規定が適用されるすべての事業場が対象です。天候による影響を受けやすい農業や漁師などを除いた大半の事業場が対象となります。

また、労働者50人以上を抱える事業場の場合、産業医の採用と従業員の勤務状況や健康状態などの情報提供を行う必要もあります。

管理対象となる従業員

管理監督者やみなし労働時間制が適用される労働者を除いた全ての従業員が管理対象です。労働基準法第41条によると、管理監督者は工場長や部長など、労務管理に関して経営者と一体的な立場にある者を指します。つまり、労働時間や休憩時間、休日などの規定を受けず、業務量に応じて労働時間を調整できる存在です。

労務管理を適用される立場ではなく管理する立場にあり、一般労働者へ適用する労働時間の規制対象からは外れます。

一方、みなし労働時間制は、「事業場外みなし労働時間制」「専門業務型裁量労働制」「企画業務型裁量労働制」の3種類が存在します。各労働形態の概要を下記の表にまとめましたので参考にしてください。

表:みなし労働時間制の概要

事業場外みなし労働時間制 専門業務型裁量労働制 企画業務型裁量労働制
概要 ・労働時間の把握が難しい外回りが中心の職種に対し、あらかじめ決めておいた労働時間を働いたとみなす制度 ・業務遂行方法に関して上司から具体的な指示を受けず、労働時間と共に労働者に裁量を委ねる方法 ・事業運営の企画、立案、調査、分析を行う労働者に限定した制度
条件 ・労働時間の算出が困難
・オフィス外の業務が中心の職
業務の専門性が高い19職種に限定 ・本社や本店が事業場
・事業運営に大きな影響を及ぼす決定を行う事業場
・本社や本店の指示を受けず、独自の企業運営や営業戦略に関する決定を行う事業場
対象 ・営業職
・添乗員
・出張中の労働者
・研究者
・アナリスト
・コピーライター
・ゲームクリエイター ・弁護士など
・経営企画
・人事戦略や採用計画を立案する人事担当
・営業企画
備考 ・SFAや社内システムでスケジュールが把握できる場合、適用は不可
・電話やメールで管理職から指示を受けられる場合、適用は不可
・法定労働時間に囚われず、労使協定で合意した労働時間分を働いたとみなせる労働形態 ・本社や本店の指示を受けて、営業活動を行う場合は適用不可
・高度な業務に携わる職種に限定
・労働時間の長さと仕事の成果の関連性が低い職種に適用

勤怠管理の目的

続いて、勤怠管理を行う目的について解説していきましょう。目的は主に次の4点です。

  • ・正確な労務管理の実現
  • ・過重労働防止
  • ・働き方改革の推進
  • ・コンプライアンスの遵守

正確な労務管理の実現

従業員一人ひとりの勤怠状況を正確に把握することが、勤怠管理を行う最大の目的です。極端に残業や休日出勤が多い従業員がいた場合は、配置転換や業務量削減を行い、過重労働を未然に防げます。

また、従業員へ払う給与を正確に算出することが可能です。特に、残業代は時間外労働や深夜労働、休日労働など、残業の種類によって割増賃金の算出率が異なります。正確に勤怠管理を行うことによって、割増賃金の未払いや不足による従業員とのトラブルを回避します。

過重労働防止

従業員の労働時間や残業時間を正確に把握し、過重労働を防ぐことも勤怠管理の重要な目的の一つです。

過重労働によって疲労回復の時間が十分に取れないと、病気や精神疾患につながる可能性が高くなります。月60時間以上の時間外労働は過労死ラインと呼ばれ、脳や心臓疾患のリスクが通常の2〜3倍高くなるとの研究結果が、算出されています。

近年、過労死ラインに満たない労働時間でも過労死に至るケースが散見されており、各企業は従業員の健康保護に細心の注意を払わなければなりません。また、睡眠不足によって精神的に不安定な状態に陥ると自律神経失調症や不眠症を招き、仕事を続けられなくなります。

従業員の健康保護や過労死を防ぐためにも、従業員の勤務データを正確に把握し、残業時間削減や有給休暇取得を促す取り組みを行うことが重要です。

働き方改革の推進

働き方改革は、多様な働き方の実現に向け、労働力不足解消や業務効率改善を目指す取り組みです。少子高齢化の加速で慢性的な労働力不足に悩まされている企業が多く、従業員へ長時間労働を強いるケースが増えています。

一人ひとりがこなすべき業務量が多いと、集中力が散漫になり、業務効率悪化や成果物の品質低下につながります。長時間労働に伴う仕事へのモチベーション低下や離職を防ぐためにも、労働時間を正確に把握することが重要です。

極端に残業が多い従業員がいた場合は、仕事の振り方や業務体制を見直し、残業時間の削減やプライベートな時間を確保してください。また、就業場所を問わず出退勤時刻や労働時間を把握できる体制を整えられると、在宅勤務を導入できます。

従業員が育児や介護をしながら仕事を続けられる環境を整えられるだけでなく、居住地に囚われない人材採用を行うことが可能です。優秀なスキルを持った人材を確保できる確率が高まり、他の従業員の業務負担を軽減できます。

コンプライアンスの遵守

働き方改革関連法の施行に伴い、時間外労働の上限明確化や5日間の有給休暇取得が義務化されました。上限以上の時間外労働を命じた場合や5日間の有給取得が達成できない場合、コンプライアンス違反に該当します。30万円以下の罰金または6ヶ月以下の懲役が科せられる可能性があるため、正確な勤怠管理を徹底するようにしてください。

また、時間外労働に関しては法改正に伴い、時間外労働の上限と罰則が明確化されました。

従来は、特別条項付き36協定を締結すれば、無制限に時間外労働を命じられました。規定以上の時間外労働を命じた場合でも法的規制や罰則が無く、行政指導に留まっていたからです。「業務上の都合」や「慢性的な人手不足」を理由に特別条項を適用し、年間1,000時間以上時間外労働をこなす従業員がいたとしても、罰則は科せられませんでした。

しかし、2019年からの法改正に伴い、上限以上の時間外労働を命じると、罰則が科せられます。さらに、時間外労働が60時間を超過した場合、超過時間分の割増賃金率が引き上げられました。基礎賃金に50%以上を掛けた割増賃金を支払わなくてはなりません。

今までと同じように残業を命じていると、倍以上の人件費が掛かります。2023年4月1日からは中小企業にも適用が決まっており、残業時間削減に向けての取り組みが各企業には求められています。

一方、年10日以上有給休暇を付与されている従業員を対象に、年5日以上の有給休暇取得が義務付けられました。達成できないとコンプライアンス違反に該当するため、従業員ごとの有給休暇取得状況を正確に把握する必要があります。

勤怠管理の方法

スマホでの勤怠

続いては、勤怠管理の方法について解説していきましょう。勤怠管理を行う主な方法には、次の3種類があります。

  • ・タイムカード
  • ・Excel(エクセル)
  • ・勤怠管理システム

低コストで豊富な機能を搭載していることから、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

タイムカード

タイムカードを利用した勤怠管理は、タイムレコーダーにタイムカードを入れて、出退勤時刻をカードへ打刻する方法です。中小企業で多く利用されています。

タイムカードを利用するメリットは、操作や運用が簡単な点です。タイムレコーダーにタイムカードを入れれば、出退勤時刻が打刻されるため、他に作業を行う必要はなくなります。

さらに、打刻したタイムカードを一斉に集計すれば勤怠データを入力できるため、運用に特別なスキルは必要ありません。

一方、デメリットとしてはタイムカードの集計や入力、保管などに一定の作業工数が発生します。Excelやシステムにデータを打ち込む際は、ミスが発生する可能性もあります。

また、営業マンが直行直帰する場合や在宅勤務として働いている場合、出退勤時刻を打刻できません。オフィスワークしている従業員しか打刻できないため、在宅勤務やサテライトオフィスワークを導入する場合、勤怠管理の方法を変えなければなりません。

表:タイムカードのメリットとデメリット

メリット デメリット
内容 ・操作や運用が簡単
・コスト削減
・一定の作業工数が発生
・社外勤務時は打刻不可
・入力ミスの発生
・打刻漏れや不正打刻が発生
・法改正へ非対応

Excel(エクセル)

出退勤時刻を入力すれば労働時間や残業時間を自動的に算出できるよう、Excel上で数式を組んで勤怠データを管理する方法です。

Excelを使うメリットは、コストを削減できる点です。インターネット上に勤怠管理用の無料テンプレートが豊富に用意されており、ダウンロードすればすぐに運用に活用できます。

一方、タイムカードと同様に従業員が手入力を行うため、入力ミスの可能性が生じます。同様に、不正打刻やデータ改ざんも避けられず、勤怠データの客観性確保を担保できない点が大きなネックです。

また、Excelにエラーが生じた場合、原因を突き止めるのが困難なだけでなく、修正作業に多数の手間が生じます。

表:Excelのメリットとデメリット

メリット デメリット
内容 ・コスト削減
・無料テンプレートが豊富
・数式設定で勤怠データの自動算出が可能
・入力ミスや不正打刻が発生
・勤怠データから客観性が喪失
・エラーの原因把握が困難
・法改正のたびに数式の再設定が必要

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤時刻や労働時間、有給休暇の取得状況管理など、労務管理に必要な各種データを一括管理できるシステムです。手作業で行っていたデータ入力や集計をシステムへ一任できるため、正確な勤怠管理と業務のスピードアップが望めます。

勤怠管理システムは、次の3種類から自社に合った導入形態を選択することが可能です。

  • ・クラウドタイプ
  • ・オンプレミスタイプ
  • ・タイムレコーダータイプ

近年は低コストで運用負担も軽減できることから、クラウドタイプの勤怠管理システムを導入する企業が増えています。

クラウドタイプ

クラウドタイプは、ベンダーが提供している勤怠管理システムをサービスとして利用する形です。ベンダーが設定している料金を支払えば、すぐに利用できます。システム構築やソフトウェアのインストールは必要ありません。

初期費用はほとんど掛からず、ランニングコストも低コストに抑えられます。また、アップデートやメンテナンスはベンダー側が対応するため、従業員が作業を行う必要はありません。さらに、インターネット環境さえ整っていれば、場所を問わず利用できます。

一方、既に完成されたサービスを利用する形になるため、自社でカスタマイズできる余地はほとんどありません。

表:クラウド型のメリットとデメリット

メリット デメリット
内容 ・コスト削減
・スムーズな導入を実現
・メンテナンスやアップデートをベンダーが対応
・テレワークと好相性
・カスタマイズの範囲は限定
・セキュリティレベルはベンダーによって左右

オンプレミスタイプ

オンプレミスタイプは、自社サーバーに勤怠管理システムを構築する形です。社内ネットワークを利用するため、高いセキュリティ性を確保できる点がメリットです。さらに、カスタマイズ性にも優れており、自社の就業形態に応じて機能面を追加できます。

一方、サーバー手配やシステム構築が必要になり、多額の初期費用が発生します。運用やメンテナンスも自社で行わなければなりません。導入と運用に多額のコストが掛かる点がオンプレミスタイプの大きなネックです。

表:オンプレミスタイプのメリットとデメリット

メリット デメリット
内容 ・強固なセキュリティ対策を実施
・優れたカスタマイズ性
・自社の就労形態に合わせてシステムを構築
・従業員数が多い場合、コストカットを実現
・多額の初期費用とランニングコストが発生
・計画的な導入が必要
・メンテナンスやシステム障害からの復旧作業は自社対応

タイムレコーダータイプ

タイムレコーダータイプは、出退勤時刻のみを打刻できる勤怠管理システムです。指紋認証やICカード、静脈認証など、多彩な打刻方法を搭載しており、データ改ざんや不正打刻のリスクを抑えられる点がメリットです。

一方、残業時間や有給休暇の取得状況などは、別の形で管理しなければならず、勤怠管理全般の効率化にはつながりません。

表:タイムレコーダータイプのメリットとデメリット

メリット デメリット
内容 ・不正打刻や改ざんを防止
・コスト削減
・記録できる内容は出退勤時刻のみ

勤怠管理の主な課題

アナログ管理で勤怠管理を行っていた場合、次の4点が主に課題となります。

  • ・勤怠データの集計が大変
  • ・割増賃金の計算や法改正への対応が大変
  • ・事務作業の負担が増大
  • ・テレワークへ移行する場合は管理方法の変更が必要

今後、テレワークの導入を検討している場合、勤怠管理システムの導入を検討する必要があります。タイムカードの場合は出退勤時刻を打刻できず、勤怠データを取得できません。一方、Excelでは管理職の負担が増大し、通常業務に支障をきたす可能性が生じます。

勤怠データの集計が大変

タイムカードやExcelで勤怠管理を行っていた場合、勤怠データの集計作業に手間が掛かります。労働時間の把握や給与計算、残業時間の集計など、管理しなければならない項目が多数あるからです。

さらに、有給休暇の取得状況や割増賃金が正確に支払われているかといった点も、チェックしなければなりません。また、従業員数が多い場合は月初に多くの作業をこなさなければならず、業務負担やミスの増大につながります。

割増賃金の計算や法改正への対応が大変

アナログ式で勤怠管理を行っていると、割増賃金の計算や法改正への対応への業務負担が増大します。

割増賃金の計算に関しては、時間外労働や深夜残業、休日労働など、残業の種類によって割増率が変動する点がポイントです。時間外労働と深夜残業が重なった場合は、基礎賃金に割増率50%以上を掛けた割増賃金を支払わなければならないなど、細かなルールの把握が求められます。割増賃金の未払いや支払い遅れはトラブルに発展しやすいため、慎重な対応が必要です。

一方、長時間労働是正やワークライフバランス改善に向け、ここ数年さまざまな法改正が行われています。今後も定期的な法改正が予想されますが、アナログ式で勤怠管理を行っていると、法改正が起きるたびに対応しなければなりません。

事務作業の負担が増大

勤怠データの把握や給与計算以外にも、勤怠作業に必要な事務作業が多々あります。

たとえば、シフト制を採用している場合、アナログ管理の場合はExcelで毎月の勤務予定を作成する必要があります。調整作業に多くの労力が掛かり、本来注力したい業務を行うための時間を捻出できません。

また、従業員一人ひとりの勤怠データを資料として作成する場合、データ集計から図表作成まで一から作成しなければならず、多大な手間が生じます。

テレワークへ移行する場合は管理方法の変更が必要

これまでタイムカードで勤怠管理を行ってきた場合、テレワーク移行時には別の勤怠管理の方法を検討しなければなりません。タイムカードによる勤怠管理は、あくまでオフィスワーク実施時に活用できる方法です。

遠隔操作で出退勤時刻を打刻できるわけではないため、在宅勤務やサテライトオフィスワークでは使えません。また、Excelの場合は、上司にメールやチャットで出退勤を報告する形が想定されますが、運用や管理が大変になるため現実的とはいえません。

勤怠管理システム導入によって得られるメリット

勤怠管理システムの導入で得られるメリットは、主に次の4点です。

  • ・労働時間の正確な管理
  • ・業務効率化
  • ・コスト削減
  • ・法改正への対応

リアルタイムの情報を反映した勤怠データを勤怠管理システムが自動集計するため、業務効率化やコスト削減が望めます。また、法律の改正が発生するたびにベンダー側がアップデートを行うことで、対応漏れに伴うコンプライアンス違反や罰則を避けられます。

労働時間の正確な管理

勤怠管理システム導入によって得られる最大のメリットは、従業員の労働時間を正確に管理できる点です。勤怠管理システムが従業員ごと勤怠データを自動集計するため、リアルタイムでの情報を把握できます。

データ集計から分析まで勤怠管理システムへ一任できるため、業務効率改善とミスの削減が望めます。さらに、スマートフォンアプリやGPS、生体認証など、多彩な打刻方法を搭載しており、テレワークへもスムーズな移行が可能です。

また、残業時間や有給休暇の取得状況も併せて管理できるため、コンプライアンス違反を防げます。

業務効率化

勤怠管理システムを導入することで、労務管理全般に関わる作業のスピードアップを図れます。出退勤時刻や労働時間、遅刻や早退の回数など、さまざまな勤務データを勤怠管理システムが自動で集計するからです。

時間外労働や深夜残業、休日労働の時間数も一元管理できるため、割増賃金も正確かつスピーディーに算出可能です。他の作業に割ける時間を捻出し、残業時間削減や業務効率改善につなげられます。

また、有給休暇や残業、休日出勤に関する申請と承認をシステム上で完結できるため、複数人の承認が必要な申請作業の効率化が望めます。

コスト削減

勤怠管理システムを単体使用ではなく、複数のシステムと連携して使うとバックオフィス全般の作業を効率化できます。たとえば、給与ソフトと連動していれば、給与ソフトへのデータ入力や転記、計算を勤怠管理システムへ一任可能です。

勤怠管理システムが、従業員の雇用形態や労働時間を正確に反映した勤務データを算出しているため、計算ミスを心配する必要はありません。割増賃金の算出も含めて給与計算を簡略化でき、業務負担とコストを削減できます。

また、人事管理システムと連携している場合は、入退社の手続きや雇用契約などの作業を効率的に進められます。

法改正への対応

法改正への素早い対応が実現できる点も、勤怠管理システム導入によって得られるメリットの一つです。法改正の内容に対応したアップデートをベンダー側が対応するため、対応漏れに伴うコンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられます。

まとめ

勤怠管理によって従業員一人ひとりの正確な勤務データを把握し、過重労働やコンプライアンス違反防止につなげることが重要です。特に、近年は長時間労働による精神障害や過労死が社会問題となっており、残業時間削減に向けての取り組みが各企業には求められています。

また、タイムカードやExcelで勤怠管理を行っていると、勤怠データの集計や割増賃金の計算、法改正への対応に多大な負担が生じます。勤怠管理システムを導入し、業務の自動化やスピードアップを図ってください。

そして、勤怠管理システムは単体使用よりも、複数のシステムと連携して使った方が、より大きなメリットをもたらします。ディップ株式会社が提供している「人事労務コボット」を併せて導入すると、入社手続きや雇用契約に関する作業をオンライン上で完結することができます。

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