営業ツールとは?導入のメリット・おすすめ・ツール・選び方

2021/05/20 コボットコラム
営業ツール

営業のIT化の過程で、多種多様な「営業ツール」が登場し、数多くの企業で導入事例が報告されています。

今回は、「営業ツール」に焦点を当て、基礎知識の解説やツールの具体例について紹介します。

営業ツールの種類

一口に営業と言っても、新規顧客獲得や商談、受注後のサポートなどさまざまな業務があります。それらの業務の違いに合わせて、営業ツールも複数の種類があります。

ここでは、営業ツールの種類について解説します。

顧客獲得ツール:MA

MAは「マーケティングオートメーション(Marketing Automation)」の略で、日本語では「営業自動化」と呼ばれるシステムです。

MAは、新たな顧客を獲得するツールです。「見込み顧客」と呼ばれる「いまはまだ受注がないけれど、今後顧客になる可能性が高い相手」をピックアップし、新規販路の開拓支援を行い、商談獲得までの過程のさまざまな業務を自動化・効率化します。

MAは、興味や行動が異なる「見込み顧客」一人ひとりに対して、専用のアルゴリズムやAIを用いることで、最適なマーケティングを遂行します。

商談管理・案件管理ツール:SFA

SFAは「セールス・フォース・オートメーション(Sales Force Automation)」の略で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれるシステムです。

SFAは、社員の営業活動を支援するツールです。商談や案件の進捗状況や、得られたフィードバックを管理・保管し、記録や共有できるシステムです。その他にも、タスクの管理や自動スケジューリングなど、営業担当の業務を効率的に遂行するためのツールが揃っています。

顧客対応ツール:CRM

CRMは「カスタマー・リレーションシップ・マネジメント(Customer Relationship Management)」の略で、日本語では「顧客関係管理」または「顧客関係性マネジメント」と呼ばれるツールです。

CRMは、商談成立後の顧客との関係性を円滑かつ親密にし、受注してくれた顧客にリピーターやファンになってもらうための営業活動を行うためのツールです。企業と顧客の間を取り持ち、Win-Winな関係を実現するための営業ツールです。

CRMは、顧客の購入量や利用状況などのデータに合わせて、一人ひとりに最適なアプローチを行い、顧客満足度を高めることが可能です。

営業ツールの基本的な機能

営業ツールにはMAやSFA、CRMなどの種類がありますが、それぞれ具体的にどのような機能を持っているでしょうか?ここ項目では、営業ツールの機能について紹介します。

「具体的に何ができるか?」を理解することで、営業ツールの具体的な活用イメージを持ってください。

顧客情報データベース

SFAやCRMには、顧客情報をデータベース化する機能があります。顧客名や所在地、受注日や受注数量など、営業活動で得られたデータを保管できます。

これらは、営業ツールの心臓部ともいえる機能で、データベースの情報を基に「自社商品を求める顧客層の分析」や「商談開始から受注までのプロセスの最適化」といった営業活動を支援してくれます。

未知の顧客へのアプローチ

MAの最大の強みである機能が「未知の顧客へのアプローチ」です。

どれだけ良い商品を販売していたとしても、その商品を認知してもらえなければ購入は至りません。また、商品を知ってもらおうとむやみに営業をかけても、その商品を求める顧客でなければアピール損になってしまいます。

MAは、そういった未知の顧客開拓を効率的に行うことができます。顧客情報と、商品の購入状況を照らし合わせ、自社の商品を求めていると考えられる「見込み顧客」をピックアップし、一人ひとりに適した内容のメールマガジンやSNS通知を自動送信できます。

案件・スケジュール管理

営業ツールには、案件管理やスケジュール管理機能があります。営業担当が各自進めている案件の進捗状況を管理し、社内全体で情報共有をすることができます。

また、一部のMAツールには、ウェビナーやオンライン説明会の予約開催を自動的にスケジューリングする機能が備わっています。こういった業務は時間がかかる一方で、営業活動の管理に必須なものです。

機械に肩代わりしてもらうことで、営業担当者の負担を軽減することができます。

自動グラフ化

営業ツールには、得られたデータを自動でグラフ化してくれる機能もあります。

営業ツールのさまざまなシステムによって得られたデータを集計し、円グラフや折れ線グラフなどの標準的なグラフで表現します。

この機能によって、営業ツールが集めた膨大なデータの中から、分析に必要な事項のみを抽出し、「見える化」することで、現在の営業活動状況を誰にでもわかりやすい状態で示すことができます。

営業ツールを使うメリット

営業ツールを使う営業マン

営業ツールにはさまざまな機能があることがおわかりいただけたでしょう。では、これらの機能を使った場合、具体的にどのような利点が得られるでしょうか?

ここでは、営業ツールを使うことで得られるメリットについて解説していきます。

営業成績を効率良く上げられる

営業ツールによって得られるメリットの中でも、MA・SFA・CRMの3つに共通するメリットが、営業成績を効率良く改善できるという点です。

まず、MAは見込み顧客を最適化されたアルゴリズムで探し出すため、自社商品のニーズが高い顧客を自動的にピックアップし、商談成立の可能性を高められます。

SFAは、営業活動の煩雑な業務を自動化することで、費用対効果の低い作業を営業担当者が行う必要がなくなります。また、スケジュール管理やタスク管理を自動的に行うことで、営業活動のマネジメントがスムーズにできるようになります。

そして、CRMは受注成立後の顧客との関係性が円滑なものになるように管理し、顧客のリピーター化を促します。

このように、MA・SFA・CRM3種類の営業ツールが適切なタイミングで活躍することで、営業を効率的に遂行できるようになり、社内全体の売り上げの改善につなげることができます。

顧客の管理がしやすくなる

営業ツールは、多様な顧客情報を得ることができます。企業名や顧客名、住所や連絡先などの情報を一括管理し、データベースとして保管することで、パソコンやスマートフォンから簡単にアクセスできるようになり、過去の記録を参照することも容易になります。

煩雑な管理業務を営業ツールに代行させることで、社員たちは営業活動に専念できるようになり、結果的に営業成績の向上に結びつきます。

営業活動の人手不足を補う

営業活動における事務作業や単純作業を自動化・効率化することも、営業ツールの強みの一つです。

決まったフォーマットの書類への入力作業や、スケジュールの管理作業といった事務的な作業を営業ツールに行ってもらうことで、営業担当者はより創造的な活動に専念できるようになります。

顧客の満足度を上昇させる方法を考えたり、新たなアイデアの創出につなげたりと、機械ではできない仕事に専念することができます。

営業活動の「見える化」

営業ツールによって詳細な情報を数値として得られるようになった結果、営業活動をグラフや図として「見える化」することができるようになり、マーケティング分析がしやすくなります。営業活動を定量的に分析できるようにすることで、客観的な視点から営業活動の評価が可能になります。

また、合理性の高い分析ができるようになり、感覚的な価値判断に陥ってしまうことを防ぎます。

営業活動支援ツールは、勤怠状況や営業成績の数値化・グラフ化も可能です。これらの機能により、「働きすぎ・働かなさすぎ」を防いだり、数値ベースの成績評価制度の構築に役立ったりと、社員たちのマネジメント業務にも効果を発揮します。

営業効率化におすすめのツール

営業ツールのメリットが理解できたところで、営業ツールの具体例を紹介しましょう。

eセールスマネージャー

eセールスマネージャーは、東京に本社を置く営業課題解決サービス専門のソフトブレーン株式会社が運用する営業ツールです。

ソフトブレーン株式会社は、営業活動の解決について科学的アプローチで挑んできた会社です。特にシステムの使いやすさに定評があります。

同社の調査では、CRM・SFAの一般的な定着率は15%である一方で、eセールスマネージャーの定着率は95%以上であるとされています。その背景には、フォロー体制の充実があります。

機能理解や操作習熟からデータ活用方法の伝授、さらには営業戦略の立て方に至るまで、導入企業が「eセールスマネージャー」を効果的に活用できるまでのフォロー体制が備わっています。

eセールスマネージャー

Sales Cloud

Sales Cloud(セールス・クラウド)はアメリカ・サンフランシスコに本社を置くsalesforce.com Co.,Ltd.が提供する営業ツールです。公式サイト上ではCRM/SFAシステムとされていますが、新規顧客の獲得機能も備えているため、MAの性質も持っています。

クラウドベースのSaaS(Software as a Service)モデルを採用し、個人企業からグローバル企業までさまざまな形態の企業に対して適用が可能です。

導入企業のビジネス規模に合わせて、「Lightning Edition」「Professional Edition」「Enterprise Edition」「Unlimited Edition」といった複数エディションが用意されており、最安のエディションは1ユーザーあたり月額3,000円から利用できます。

Sales Cloud

HubSpot

HubSpot(ハブスポット)は、アメリカ・ケンブリッジに本社を置くHubSpot, Inc.が運営するCRMプラットフォームです。日本法人のHubSpot Japan株式会社が起ち上がったのは2016年で、国内では発展途上ではありますが、海外展開が長く充実したCRM機能を備えています。

HubSpotの特徴には、エンジニアリングの観点から営業活動を支援するサービス「CMS Hub」の存在があります。

「CMS Hub」はウェブサイト運用・開発担当者向けのツールであり、「ウェブサイトテーマ設計」「サイト作成・更新用ツール」「SEO対策」「多言語コンテンツ制作」といったコンテンツマネジメント機能があります。

営業担当者向けのツールも充実しており、「Sales Hub」というサービスでは「メールトラッキング」「セールスオートメーション」「チャット」「ダッシュボード機能」といったCRMに必須の機能も備わっています。

HubSpot

営業ツールを導入する際のポイント

ここまで、営業ツールの機能やメリット、具体的なツールの例を紹介しました。営業ツールが「どのようにビジネスに役立つか」ということがご理解いただけたでしょう。最後に、営業ツールを実際に導入するとき注意したいポイントを紹介します。

導入目的をはっきりさせておく

営業ツールの導入時には、導入目的をはっきりさせておきましょう。上述の通り、営業ツールはむやみに導入すれば良いというものではありません。MA・SFA・CRMは業務に合わせて使い分ける必要があります。

企業活動支援ツールを導入する前に、「自社のどういった営業活動を効率化したいのか」を考え、その課題に適したツールを選択する必要があります。

導入を検討する場合は、まずは営業担当者から現在の営業活動に対する課題を挙げてもらい、解決すべき点をピックアップします。そして、挙げられた課題から問題点を明確にし、導入の目的を設定します。そうすれば、営業活動支援ツール選びに失敗しにくくなるでしょう。

使いやすいUIのものを選ぶ

営業活動支援ツールは、自社の営業担当全員が使えるものを選択しましょう。

ツールを適切に活用するためには、各営業担当から上がってくる情報にムラがないことが大切です。したがって、営業担当者ごとにツールの活用度や習熟度に差があると、集計した情報のクオリティにバラつきが生じ、分析結果の信用性が低くなります。

こういった問題を回避するためにも、営業活動支援ツールは全員が使いやすいものを選ぶことが大切です。

「最低限の機能に絞ったシンプルなデザインのもの」もあれば、「グラフ化や図表の表示といった複雑な分析に適したデザイン」のものなどがあるため、自社の営業担当の特性を考慮し、使いやすいUIのものを選択すると良いでしょう。

MA・SFA・CRM・は適宜使い分ける

営業ツールは、MA・SFA・CRMの機能を兼ね備えていることも少なくありません。上述の通り、これら3種類のツールはそれぞれ特性が異なるため、適宜使い分けることが鉄則です。

例えば、新規顧客を獲得したい場合はMA、営業活動を効率化したい場合はSFA、顧客サポートを充実させリピーターを増やしたい場合はCRMといったように、利用用途や設定課題ごとにツールを使い分けると、それぞれの利点を殺すことなく運用できます。

まとめ

営業ツールにはMA・SFA・CRMなどの複数の種類があります。それぞれの違いを理解し、解決したい課題に応じて適切なツールを選ぶことで、営業活動を効率化することができます。

また、営業ツールの導入企業は近年増加しつつあります。自社の営業活動に課題を感じているようであれば、営業ツールの特性や活用する上でのポイントをよく理解し、問題改善のための一つの手段として導入を検討してみてください。

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