- 目的
- 応募から契約までの手続きを効率化したい
- 契約書や個人情報登録シートの管理をペーパーレス化したい。
- 書類管理に必要な棚の設置スペースや、書類の郵送コストなどを削減したい。
- 登録会から稼働日までの期間を短縮したい。
- 課題
- 契約書、個人情報登録シートを郵送でやり取りしていた。
- 書類郵送のタイムラグなどで、登録会に参加してもらっても、契約に至らないケースがあった。
- スタッフの最終稼働日から5年間、契約書などの書類を保持する必要があり、棚の買い足しや設置スペースの確保が発生していた。
- 結果
- デジタル化で、紙の保管スペースや、書類郵送の手間とコスト、契約終了したスタッフの書類破棄業務などが軽減した。
直近の10年で通算7,000人以上の業務委託スタッフを、アニメやゲームイベント、スポーツイベントの受付や誘導などの運営スタッフとして派遣されている、株式会社イーストクルー様。2021年開催の国際的スポーツイベントや、最近ではコロナワクチンの会場運営など、ニーズに合わせたスタッフ募集が必要な中で、以前より業務のデジタル化を社内推進されてきた、鳴海亮司様と、実際に「人事労務コボット」を活用されている、渡部美由紀様に導入効果についてお伺いいたしました。
| 社名 | 株式会社イーストクルー |
|---|---|
| 事業内容 | 施工・運営に関わる請負業務/イベント企画・運営/会場基礎工事/展示会の運営・設計・制作・施工事務局代行業務 |
| 資本金 | 4,000万 |
| 設立 | 昭和62年11月 |
| 従業員数 | 社員48人・業務委託スタッフ500人（2022年5月時点） |
| URL | https://eastcrew.com/ |
事業について
株式会社イーストクルー様の事業内容を教えてください
鳴海様：大きくは施工事業部とイベント事業部（SP事業部）があります。元々は、展示会などのブース施行をおこなっていたのですが、そこから、会場で働いていただくスタッフ派遣の部門ができました。
以前は、アニメやゲームの展示会、スポーツイベントなどの受付や誘導スタッフなど、比較的華やかなイベントの依頼が多かったのですが、コロナ禍で、イベントの実施が減り、替わりに、ワクチン接種会場での検温や案内など、サポートスタッフの案件を受託させていただいています。また、昨年は国際的スポーツイベントなどもあり、おかげさまで事業も好調に推移しているんです。
渡部様：あと最近では、オンラインセミナーの配信代行の依頼も増えていて、元々デジタルに強いスタッフを派遣したり、簡単な操作なので、スタッフに勉強してもらってから案件を依頼しています。
鳴海様：コロナになる前と同様に、イベントのディレクターやADなどの募集もしながら、同時に配信の知識を持つスタッフの募集もしているんです。
現在、業務委託スタッフさんは何人ぐらい登録されていますか？
鳴海様：直近10年の通算では、7,000人の登録をいただいています。スタッフの応募窓口は、私が担当しており、登録の作業を、渡部と派遣スタッフさん2人で担当してもらっています。
その他に、お仕事を紹介するキャスティングのスタッフが2人います。本来私も、キャスティングを担当していたのですが、コロナ禍で案件が減ってきたので、管理という立場に立たせていただき、この間に様々な業務改善、特にデジタル化について、本格的に導入していこうと思ったんです。
コロナがきっかけで、人事労務コボットの導入が実現した
コロナで時間ができた結果、導入を検討する時間ができたということですか？
鳴海様：ある意味そうなりますかね。私がこの会社に入ったのが5年前ですが、入社当時はアナログなことが多くて、業務内容の説明も、資料を探してきて説明するなど、属人化していました。その時から、業務のデジタル化を進め、効率化していこうと率先して動いていたんですが、最初はなかなか理解してもらえませんでした。
そんな時、ちょうどコロナで私が担当していたキャスティング業務が減り、時間が取れるようになったので、この機会に勉強し、本格的に導入しようと考えたんです。
人事労務コボット導入のポイントを教えてください
鳴海様：ストレートに言ってしまうと、価格設定の安さです。昨年の11月にディップの営業さんから１アカウントの価格を聞き、その価格破壊的な額に驚きました。
価格が決めてということですが、機能面などの比較検討もされましたか？
鳴海様：ディップの営業さんからお話をいただく前に、無料のセミナーに応募させていただいていたんです。以前、どこかの記事で、「人事労務コボット」の名前ぐらいは見ていたので、実際にセミナーに参加して、機能を知ることができました。
それ以外にも、サイボウズやセールスフォース、freee（フリー）のセミナーにも参加させていただき、金額や機能の比較や勉強をさせていただきました。その中で、きっかけは価格でしたが、導入をしようと判断しました。
82人の応募で80人の契約締結という脅威的な数字を実現できた
人事労務コボットの導入はスムーズに行きましたか？
渡部様：実は「人事労務コボット」については、ディップの営業さんから話を聞いていたので、鳴海より先に私の方が知っていたんですよ。でも、契約書に割り印が必要なので、導入できないなって思っていました。それが、突然、鳴海から「人事労務コボットでやるよ」って言われて。割り印も法務で確認して、必要ないということになったので、急遽進めることになったんです。
導入してみて、操作もわかりやすかったし、特に問題も出ませんでした。ディップのCS（カスタマーサクセス）に質問をすることも、無かったんじゃないかなと思います。
導入はスムーズだったようですが、本来の目的である業務改善についてはいかがでしょうか？
鳴海様：もちろんデジタル化することで、紙の保管スペースや、書類郵送の手間とコスト、契約終了したスタッフの書類の破棄などの業務が軽減されました。
また、導入前、応募者の方には来社して、登録会に参加していただいていたんです。それが、コロナ禍で難しくなり、オンラインでの登録会に切り替えました。ただそれだと、登録会実施後に、契約書と個人情報を登録していただくシートを郵送して、返信してもらう手間がかかってしまうんです。さらに、コロナ禍で郵送遅延などもあったじゃないですか。そうすると、郵送のタイムラグで契約締結が遅くなり、その間、仕事の紹介ができなく、応募者側の熱量が下がったり、他社で仕事が決まってしまうなどあったんです。
導入後は、オンライン登録会中に、「人事労務コボット」に入力してもらうので、その場で契約締結できるようになりました。
実際にどのくらいの方が、契約締結まで至っているのでしょうか
鳴海様：今年の募集は、1月と3月に実施したんですが、１月は「人事労務コボット」の導入が間に合わなかったので、3月の募集時に活用しました。ただその差が凄くて、1月の募集では登録会の参加49人中、契約締結できた方が22人でした。それに対して、3月の募集では、82人の応募から、80人が契約締結できたんです。これは「人事労務コボット」のおかげだと素直に感じています。
計算してみると、最近の採用単価が1万５千円前後だったので、もし、3月の登録会も、1月同様に半数しか登録ができなかったと仮定した時、59万円近いコストを無駄にしたことになりますよね。単純計算ですが、ただ、それだけの可能性があったと思うとゾッとしますね。
登録会での人事労務コボット活用方法を教えてください。
渡部様：導入前はZOOMで登録会に参加していただき、住所を確認したうえで契約書と個人情報を登録するシートを郵送していました。返信が遅い方には、1週間、1ヶ月後にメールで連絡をさせていただいていました。「人事労務コボット」を導入してからは、登録会の最中に、登録の意思を確認して、その場で人事労務コボットのメールを送り、契約書などの登録をしてもらいます。入力が終わった段階で登録会終了となります。
私達も管理画面で、進捗状況が見られるので、わからない事などあれば、オンラインでそのまま解決でき、応募者の方も問題なく登録完了まで進んでいただけています。
その後は、1週間以内に写真のアップロードをお願いしています。
鳴海様：写真に関してはオンライン登録会でスクショを撮らせていただき、仮登録しています。その後に、バストアップと全身写真をアップロードしてもらっています。ただ全身写真に関しては、一人暮らしで撮影が難しい場合もあるので、今回からルールを少し変え、全身写真は任意としています。もし、写真の提出が難しい方がいても、登録会時のスクショで登録は完了できるので、仕事のエントリーはできるようになりました。
登録会当日に仕事の紹介も、こんなことは今までできなかった
導入後のカスタマイズなどもご担当されていますか？
鳴海様：個人情報の登録シートがカスタマイズできるのですが、最初はよくわからず、ディップさんで設定していただきました。その後、項目の追加などを自分でやってみたら、簡単で、本来こういう作業は、システム会社に都度依頼する必要があると思うので、時間やコストもかかってしまいますよね。「人事労務コボット」はそれがないので、長い目で見ても助かりますし、操作も簡単だったので、とても使いやすいと感じています。
人事労務コボット導入のメリットを教えてください
渡部様：契約書がその場でいただけるというのが、大きいですね。導入前は、Googleフォームで、契約書のフォーマットを作って対応しようとしていたのですが、結局、契約書を送らなければいけないのだったら、手書きしてもらった方がいいかなって事で、諦めていたんです。
導入する事で、契約締結率が上がった他に、どのような効果がありましたか？
鳴海様：導入前は郵便のタイムラグがあったので、登録から仕事に就くまでに時間があったんです。「人事労務コボット」だと、その日に登録が完了するので、その日に仕事のエントリーできたり、条件が合えばその日に仕事が決定する人もいました。
3月に応募いただいた、82人のうち15人以上が、登録会当日にエントリーをしていただきました。さらに初期稼働率というのを見ているのですが、82人中24人には、１ヶ月以内に仕事の依頼ができました。これも今までにない圧倒的な数値ですね。
入力をされる応募者側に、戸惑いはありませんでしたか？
渡部様：登録会に参加されている応募者の方からは、不安や戸惑いの声は出ていないです。人によって入力の早い、遅いがあるぐらいですね。早い人は5分ぐらいで入力完了しています。
鳴海様：世の中的にも、会員登録などスマホでやる機会が多くなっているので、問題ないんだと思います。
最後に、これから人事労務コボットを検討される企業へアドバイスをお願いします
鳴海様：導入する事で、時間の有効活用ができます。入社手続きを対応されるご担当者様も応募者の方も、どちらの時間も有効活用できるので、絶対に導入するべきだと思いますね。
渡部様：実は私は、手作業で対応できているので、お金を掛けてまで導入が必要かなって思っていたんです。でも導入してみたら、郵送手配などの業務が削減されて、その分を媒体の掲載内容について考える時間にしたり、その他のことに取り組むことができるようになるので、特に担当者の方にはお勧めです。